Gestionarea costurilor tehnologia informației (IT), cunoscută și sub denumirea de contabilitate a costurilor IT, este o metodologie financiară cuprinzătoare pentru controlul cheltuielilor legate de IT. Aceasta include evaluarea, estimarea și analiza cheltuielilor IT ale unei organizații, care ar putea include tehnologia informatică și salariile angajaților, de exemplu. Tehnologiile informației și comunicațiilor sunt componente vitale ale infrastructurii unei organizații. Managementul costurilor IT este esențial deoarece oferă o imagine de ansamblu strategică a tuturor cheltuielilor legate de tehnologia informației și este necesar pentru eficiența operațională și succesul organizațional.
Pentru o corporație de afaceri, inclusiv o afacere existentă sau companii înființate, managementul costurilor IT este o componentă majoră a planului său de afaceri strategic, care este o componentă fundamentală a unei corporații de afaceri funcționale. În cadrul planului strategic de afaceri, partea de management al costurilor IT va include monitorizarea cheltuielilor mai multor domenii legate de IT, inclusiv achizițiile de tehnologie informatică, costurile cu forța de muncă ale angajaților, cheltuielile indirecte și cheltuielile generale tehnologice. Un prim exemplu de suprasarcină tehnologică este costul continuu al unei conexiuni la Internet, a cărei prezență este esențială în organizațiile contemporane. Un exemplu de costuri cu forța de muncă a angajaților sunt cheltuielile asociate cu funcționarea umană a departamentului IT, cum ar fi salariile unui inginer de rețea și ale unui dezvoltator de software.
Dacă, de exemplu, o companie nu se angajează în niciun nivel de management al costurilor IT, acest lucru ar putea duce la dispariția afacerii. În cadrul unui plan de afaceri sunt incluse estimări viitoare cu privire la cheltuielile legate de IT. Un plan de afaceri include de obicei proiecții financiare pe cinci ani. Cifrele financiare din cadrul componentei de management al costurilor IT a unui plan de afaceri depind de bugetul anual al companiei. Dacă secțiunea pentru gestionarea costurilor IT nu este sincronizată cu restul planului de afaceri, acest lucru ar putea cauza probleme majore de flux de numerar pentru o companie.
Aplicațiile software, cum ar fi foile de calcul și programele specializate de contabilitate sunt foarte utilizate în domeniul managementului costurilor IT. Ce persoane se ocupă de gestionarea costurilor IT depinde de natura unei organizații. De exemplu, un director al unei companii nou înființate ar putea fi singurul responsabil pentru elaborarea strategiei de management al costurilor IT. O companie matură și mare, totuși, ar putea avea un întreg departament de contabilitate care se concentrează exclusiv pe managementul costurilor IT. În această categorie se încadrează corporațiile transnaționale, care cheltuiesc de obicei sume mari de bani pe tehnologie în fiecare an.