În termeni simpli, managementul cunoștințelor se referă la procesul de dobândire, organizare, stocare, partajare și utilizare a cunoștințelor de către organizații. Managementul cunoștințelor este o ramură a managementului care urmărește atingerea performanței optime a afacerii prin sinergia oamenilor, proceselor și tehnologiei în crearea și partajarea cunoștințelor relevante.
Pentru a reuși în orice afacere, inclusiv în afaceri, sunt necesare cunoștințe suficiente. Managementul cunoștințelor a devenit necesar pe măsură ce am trecut de la o societate în care informațiile erau rare la o societate în care există un abundent de informații. Problema de astăzi nu este, în general, să obțineți informații, ci să decideți ce informații să folosiți. Organizațiile ar trebui să fie atente în achiziționarea de date relevante și procesarea acestora într-un peisaj de afaceri în continuă schimbare. Este la fel de important ca companiile să renunțe la informații învechite și să obțină cele mai recente informații pentru a supraviețui și a rămâne competitive.
Deoarece tehnologia informației are o logică programată, nu poate selecta și reinterpreta datele; poate ajuta doar la aranjarea, stocarea și transferul datelor. Tehnologia informației îmbunătățită joacă un rol valoros în procesarea datelor, dar are o sferă limitată în ceea ce privește dezvoltarea perspectivelor din datele disponibile. Cu alte cuvinte, tehnologia informației nu poate transforma datele și informațiile în cunoștințe. Pur și simplu a avea o tehnologie excelentă nu produce cele mai bune rezultate în absența cunoștințelor.
Directorii și conducerea determină adesea ce informații sunt utile și vitale pentru o organizație și le transformă în cunoștințe. Aceste cunoștințe care includ și date externe sunt apoi partajate cu diferite secțiuni ale organizației. Împărtășirea cunoștințelor create este cerința de bază a managementului cunoștințelor. A ști ceea ce știi și a profita de el este o definiție funcțională a managementului cunoștințelor.
Întregul proces de identificare a datelor și informațiilor relevante, de transformare a acestora în cunoștințe și de a face aceste cunoștințe accesibile oamenilor din cadrul organizației este ceea ce înseamnă managementul cunoștințelor. Pentru ca managementul cunoștințelor să fie un succes pentru o organizație, este esențial ca oamenii care captează și difuzează cunoștințe să lucreze în tandem.