Organizarea cunoașterii este procesul general de „organizare” și aranjare a tuturor informațiilor și cunoștințelor adunate de o companie sau o firmă. În acest fel, o companie poate avea mult mai ușor să obțină date și resurse atunci când este necesar. Acest proces ajută, de asemenea, o companie să identifice câte cunoștințe are și câte lipsesc. Conceptul de organizare a cunoașterii a tratat, prin urmare, „cunoașterea” ca un activ care ar trebui păstrat și crescut în beneficiul companiei.
Metoda de organizare a cunoașterii include mai multe etape, care se pot întâmpla atât în mod suprapus, cât și simultan. Primul pas este clasificarea, în care documentele pot fi mai întâi sortate și grupate în funcție de factorii lor comuni. Urmează cartografierea cunoștințelor, în care sunt identificate toate sursele potențiale de cunoștințe – oameni, instituții și tehnologie. Acest lucru ajută la punerea la dispoziție a cunoștințelor la creșterea calității și cantității.
Indexarea tuturor cunoștințelor este următorul pas către organizarea cunoștințelor. În această etapă, toate datele și documentele adunate sunt stocate. De obicei, categorizarea are loc concomitent cu indexarea, pentru a identifica și eticheta toate grupurile de cunoștințe care au fost clasificate inițial. Urmărirea acestor pași poate fi dificil de realizat atunci când este făcută manual, astfel încât companiile folosesc de obicei software și aplicații de calculator pentru a ușura sarcinile. Programele de calculator sunt, de asemenea, mai accesibile în ceea ce privește căutarea și preluarea tot felul de documente și „cunoștințe”.
Organizarea cunoașterii se ocupă nu numai de cunoștințele care pot fi aduse în companie, ci și de cunoștințele și informațiile existente în cadrul companiei în sine. Exemple de cunoștințe interne sunt evaluările angajaților, diagramele fluxului de lucru și rapoartele financiare anuale. Toate aceste cunoștințe ajută o companie să stabilească unde se află punctele sale forte și cum să-și scadă și să-și îmbunătățească punctele slabe. Odată ce toate cunoștințele relevante sunt prezente, ofițerii cheie pot organiza întâlniri și conferințe ca parte a organizației de cunoștințe.
Această practică este importantă nu numai pentru companii și domenii legate de afaceri, ci este valoroasă și în instituții, arhive istorice și muzee. Chiar și bibliotecile urmează un tip tradițional de organizare a cunoștințelor prin carduri de catalog și indexuri, cu mult înainte de prezența computerelor. Muzeele, în special, au nevoie să organizeze toate cunoștințele adunate pentru a se asigura că toate datele sunt autentice, credibile și accesibile publicului. Chiar și enciclopediile și almanahurile sunt exemple zilnice în care s-a aplicat organizarea cunoștințelor. Pe scurt, toate organizațiile și eforturile care se bazează pe cunoaștere au nevoie de procesul de organizare a cunoștințelor pentru a face ca toate datele relevante să fie ușor de colectat, preluat și înțeles.