Managementul înregistrărilor (RM) este un proces de gestionare a înregistrărilor din momentul în care sunt create și până în momentul în care trebuie eliminate. Persoanele care practică managementul înregistrărilor au de obicei diplome universitare și pregătire specializată în acest domeniu, inclusiv formare pentru anumite tipuri de industrii și afaceri. Pentru instituțiile mari, gestionarea înregistrărilor poate fi un loc de muncă cu normă întreagă pentru un personal mare, în timp ce organizațiile mai mici se pot baza pe o secretară sau un asistent de birou pentru a-și gestiona înregistrările.
Un sistem de gestionare a înregistrărilor bine implementat începe în momentul creării, cu un sistem standardizat pentru crearea înregistrărilor, care este conceput pentru a face înregistrările utile, consistente și ușor de accesat. Aceste standarde se aplică tuturor, de la modul în care este formatată înregistrarea la modul în care sunt prezentate informațiile în interior. Odată creată, o înregistrare intră într-un sistem de management al înregistrărilor unde este înregistrată, monitorizată și menținută.
Când cineva are nevoie de acces la o înregistrare, sistemul permite localizarea înregistrării. Intrările de indexare pot fi folosite pentru a confirma că o înregistrare este completă și pentru a face note despre cum și când a fost utilizată înregistrarea. Sistemul poate fi folosit și pentru a evalua taxele pentru accesarea înregistrărilor, o practică obișnuită atunci când oamenii doresc copii ale înregistrărilor lor. La sfârșitul duratei de viață utilă a înregistrării, acesta poate fi eliminat prin arhivare, distrugere sau prin alte mijloace.
Înregistrările gestionate pot include înregistrări digitale sau fizice și uneori o combinație a ambelor. Pe măsură ce tot mai multe companii au trecut la un format de birou fără hârtie, o parte a acestui proces a inclus digitizarea înregistrărilor fizice și crearea de baze de date care oferă spațiului de creștere sistemului de management al înregistrărilor din birou.
Un aspect critic al gestionării înregistrărilor este conformitatea cu standardele general acceptate pentru industrie, precum și cu legea. Înregistrările medicale și juridice, de exemplu, trebuie controlate din motive de confidențialitate, în timp ce evidențele contabile trebuie să respecte standardele contabile. Oamenii care lucrează cu și se ocupă de înregistrări primesc instruire în practicile de arhivă, securitate și organizarea înregistrărilor, astfel încât să poată lucra eficient și eficient.
Persoanele cu diplome avansate în domenii legate de managementul înregistrărilor au numeroase oportunități de angajare disponibile. Acestea includ gestionarea arhivelor și înregistrărilor extinse, colaborarea cu organizații care dezvoltă standarde și practici pentru deținătorii de evidențe și asistarea la proiectarea software-ului utilizat în gestionarea înregistrărilor. Practicienii cărora le lipsesc diplome avansate pot avea oportunități de angajare mai limitate, chiar și cu experiență vastă, în funcție de tipurile de înregistrări pe care doresc să le gestioneze.