Un ciclu de viață al înregistrărilor conturează fiecare fază a unui document, de la creare până la distrugere. Ajută companiile și agențiile să planifice stocarea, protecția, recuperarea și distrugerea informațiilor în diferite etape. Sistemele de management al ciclului de viață al înregistrărilor controlează de obicei cantități mari de informații într-un mod convenabil și sigur.
Planificarea are loc de obicei înainte ca procesele de management al ciclului de viață a înregistrărilor să fie implementate. Încorporarea procedurilor în rutinele zilnice menține înregistrările sub control și în siguranță. Această planificare include de obicei tehnici de colectare, organizare, întreținere și eliminare pe tot parcursul ciclului de viață a înregistrărilor.
Definiția înregistrărilor include fotografii, grafice, hărți, filme și casete, atât audio, cât și vizuale. O înregistrare echivalează cu orice poate fi reprodus, de obicei cu ajutorul altor echipamente. Acesta definește date din interiorul unei organizații sau din surse externe, iar o înregistrare poate fi considerată oficială sau neoficială. Înregistrările oficiale denotă de obicei informații cu o durată de viață desemnată.
Înregistrările oficiale includ documente financiare ale unei agenții publice, împreună cu orice altă informație definită de lege ca înregistrare publică. Informațiile juridice care ar putea fi utilizate în instanță ar putea, de asemenea, să se încadreze în clasificarea unui document oficial care ar trebui păstrat. Legile din multe jurisdicții impun termene pentru păstrarea înregistrărilor oficiale, cum ar fi înregistrările judecătorești.
Înregistrările sunt create din e-mailuri, apeluri telefonice înregistrate, documente tipărite și alte date care arată cum au evoluat deciziile. Orice lucru care ar putea fi util unei afaceri sau organizații în viitor este de obicei păstrat în funcție de ciclul de viață al înregistrărilor. Odată cu progresele tehnologice, entitățile stochează în mod obișnuit înregistrările electronic pentru a elimina necesitatea spațiilor de depozitare a hârtiei.
Organizarea informațiilor și determinarea factorilor de utilizare a acestora în managementul ciclului de viață al înregistrărilor. O înregistrare ar trebui să fie catalogată sau arhivată pentru a fi recuperată cu ușurință atunci când este necesară sau solicitată. Formularele, corespondența și copiile duplicate sunt de obicei stocate folosind un sistem de arhivare ușor de înțeles și de navigat.
Aceste înregistrări necesită și un plan de întreținere și protecție, în special pentru datele care reprezintă informații valoroase cu un ciclu de viață permanent al înregistrărilor. În multe regiuni, înregistrările cu valoare istorică sunt arhivate în depozitele guvernamentale. Exemple de aceste documente includ actele de naștere și deces și documentele prezidențiale.
Când datele ajung la sfârșitul ciclului de viață, distrugerea este permisă. Eliminarea poate fi adecvată pentru proiectele de documente sau materialele utilizate pentru pregătirea înregistrărilor oficiale. Duplicatele pot fi, de asemenea, distruse după ce originalul a fost păstrat într-o anumită formă. Unele companii folosesc furnizori de servicii independenți pentru a urmări durata de viață a unei înregistrări.