Managementul inventarului online se referă la utilizarea sistematică a software-ului bazat pe Web pentru a menține informații actualizate pentru produsele și serviciile unei companii. Multe organizații au folosit în mod tradițional aplicații software instalate în acest scop; cu toate acestea, tendințele s-au mutat în direcția aplicațiilor bazate pe Web. Un sistem de gestionare a stocurilor online este utilizat pentru a urmări numărul de produse existente, comenzile de ieșire, starea livrărilor, numărul de vânzări recente ale fiecărui produs și acele produse care pot fi supra-aprovizionate sau insuficient. În funcție de industrie, software-ul de gestionare a stocurilor poate fi folosit și pentru a crea facturi, bonuri de vânzare și comenzi de lucru.
Mulți proprietari de afaceri consideră că utilizarea sistemelor de urmărire a inventarului online este avantajoasă din mai multe motive. Utilizarea unui portal online permite accesul mai ușor al angajaților atunci când produsele sunt urmărite pe o zonă geografică mare, cu mai multe opriri între depozite și locații de vânzare cu amănuntul. Atâta timp cât fiecare locație are acces la Internet, angajații companiei pot accesa informații actualizate despre fiecare comandă de produs pe măsură ce aceasta este în tranzit. În plus, costul instalării software-ului în mai multe locații poate fi prohibitiv pentru întreprinderile mai mici. Sistemele online elimină această cheltuială suplimentară.
Accesul utilizatorilor la sistemele bazate pe Web poate ajuta la accelerarea procesului de control al stocurilor. Gestionarea inventarului online le permite angajaților staționați în diferite locații dintr-o țară sau chiar din lume să efectueze sarcini precum urmărirea comenzilor și monitorizarea nivelurilor de produse. Capacitatea de a efectua aceste sarcini instantaneu din orice locație economisește companiilor cantități semnificative de timp și resurse în fiecare an, în comparație cu sistemele de urmărire manuală.
Pe lângă stocarea online a informațiilor despre inventar, există o mișcare în rândul dezvoltatorilor de software pentru a reduce curba de învățare cu mărci mai noi de software de gestionare a inventarului online. Multe echipe de management au găsit că unele dintre aceste pachete software necesită timp pentru a învăța și sunt costisitoare de fiecare dată când un nou angajat trebuie să fie instruit pentru a le folosi. Unul dintre criteriile cel mai frecvent solicitate pentru un sistem de gestionare a inventarului online este capacitatea utilizatorului de a crea în mod intuitiv diagrame și rapoarte care conțin informațiile necesare, dar care sunt ușor de înțeles în același timp.
În comparație cu software-ul desktop tradițional, opțiunea de a utiliza un sistem online poate crea mai multă flexibilitate pentru profesioniștii ocupați. La fel ca în cazul accesării unui browser web, managerii pot accesa oricând informații de ultimă oră despre inventar și vânzări, chiar și în timp ce călătoresc. Utilizarea tot mai mare a smartphone-urilor a dus, de asemenea, la o creștere a cererii de versiuni mobile ale aplicațiilor de gestionare a stocurilor bazate pe web.