Spre deosebire de managementul de proiect tradițional, care se concentrează doar pe fiecare proiect individual al unei companii, managementul portofoliului de proiecte (PPM) ia în considerare ansamblul proiectelor unei organizații. PPM este deci analiza controlată și coordonarea proiectelor unei companii. Prin utilizarea instrumentelor, software-ului și proceselor, PPM permite adesea alocarea resurselor și succesiunea optimă a proiectelor. De asemenea, poate analiza cele mai mari profituri pentru o companie prin identificarea acelor proiecte care sunt cele mai semnificative. În cele din urmă, managementul portofoliului de proiecte poate încorpora toate obiectivele de afaceri ale unei organizații și poate reduce incidența proiectelor suprapuse sau care consumă resurse.
Managementul portofoliului de proiecte (PPM) este analiza coordonată și controlul proiectelor unei companii. Deși este considerat de mulți profesioniști în afaceri ca fiind relevant pentru tehnologia informației, PPM poate fi implementat cu succes de majoritatea industriilor. Companiile întreprind adesea mai multe proiecte simultan, care pot constrânge resurse precum bani, timp, oameni și capacitate. Un obiectiv probabil al managementului de proiect și portofoliu este alocarea acelor resurse pentru a ajuta compania să obțină cel mai mare profit. PPM poate ajuta, de asemenea, managerii să determine combinația optimă și succesiunea proiectelor propuse, luând în considerare factorii din lumea reală.
Atunci când organizațiile întreprind proiecte, acestea se angajează adesea la niveluri substanțiale de investiții. Managementul portofoliului de proiecte este uneori asemănat cu managementul portofoliului, deoarece ambele necesită supravegherea investițiilor. PPM permite adesea managerilor să-și optimizeze, să echilibreze și să-și ajusteze continuu portofoliile, obținând astfel randamente mai mari, reducând în același timp riscul general.
Instrumente specifice, aplicații software și procese oferă adesea fundația pentru managementul portofoliului de proiecte. De exemplu, utilizarea arborilor de decizie cu noduri de ramificare poate detalia fiecare proiect potențial în raport cu bugetul unui singur portofoliu. Prin urmare, este probabil ca managerii să folosească aceste informații pentru a decide ce proiecte pot și nu pot fi permise. Un alt instrument poate construi o vedere circulară centralizată a proiectelor, prin care proiectele nesănătoase, cu valoare scăzută sau duplicate sunt relegate în afara cercului. Membrii echipei de management de proiect pot calcula apoi rentabilitatea estimată a investiției pentru toate proiectele și pot publica un instantaneu al performanței anticipate a portofoliului pentru a evalua proiectele cele mai semnificative.
Diferitele măsurători și strategii oferite de PPM pot ajuta managerii să atingă obiective specifice de afaceri. De exemplu, în loc să se concentreze doar pe marketingul și dezvoltarea proiectelor, principiile PPM încorporează de obicei factori cruciali suplimentari, cum ar fi finanțarea, cererea clienților și consumul de resurse ale companiei. Astfel, decizia de a investi și procesele de a continua cu un proiect pot reflecta comparații între beneficii și costuri.
O altă caracteristică clară a PPM este capacitatea sa de a evalua și prioritiza proiectele. Fiecare proiect selectat de o companie trebuie adesea evaluat în ceea ce privește valoarea sa de afaceri și aderarea la politică. Pe măsură ce capacitățile de comunicare ale unei companii se extind, portofoliul acesteia va crește probabil și el. Astfel, managementul portofoliului de proiecte ajută adesea companiile să decline sarcini care consumă resurse și să accepte proiecte care au sens în termeni de timp și bani.
În timp ce cunoașterea performanței individuale a fiecărui proiect este importantă, impactul fiecărui proiect asupra portofoliului în sine este la fel de important. Un manager de proiect este astfel probabil să determine modul în care fiecare proiect contribuie la realizarea globală a portofoliului, dacă vreun proiect poate induce un impact negativ asupra proiectelor viitoare și ce proiecte din portofoliu depind de altele. Lucrul la acest nivel poate necesita rezumarea datelor cheie pentru a evita supraîncărcarea de informații. Managementul portofoliului de proiecte poate oferi astfel un rezumat al performanței și progresului, precum și o măsurare a estimărilor în raport cu costurile reale.
Procesele de management al portofoliului de proiecte sunt adesea considerate valoroase în perioadele de dificultăți economice, dar unele companii implementează aceste strategii ca practici de zi cu zi. Fără PPM, o organizație poate experimenta proiecte suprapuse sau redundante, proiecte care funcționează în scopuri transversale sau cele care nu sunt aliniate cu strategiile de afaceri. Este posibil să apară astfel de capcane deoarece fiecare proiect poate arăta bine pe hârtie, dar valorile reale pot să nu fie vizibile până când nu sunt analizate cu instrumente bazate pe rezultate.