Managementul programelor este organizarea și administrarea unuia sau mai multor programe. Aceasta include de obicei toate aspectele programului, inclusiv bugetarea, operațiunile și revizuirea. Managementul de succes al programului necesită organizare, comunicare bună și atenție la detalii.
Termenii management de program și management de proiect sunt adesea folosiți în mod interschimbabil. Deși multe dintre responsabilități și funcții sunt aceleași, cele două funcții diferă. Managementul programului se referă, în general, la desfășurarea unei inițiative permanente sau a unei inițiative care este destinată să dureze cel puțin câțiva ani. Managementul de proiect se referă de obicei la gestionarea unui proiect cu o dată de început și o dată de încheiere definite și constând din livrabile destul de concrete.
Managerii de programe trebuie să gestioneze adesea mai multe proiecte sau inițiative pe termen scurt care intră sub auspiciile programelor lor. De exemplu, o corporație ar putea lansa un program de fidelizare a clienților. Aceasta poate consta în emiterea de carduri de cumpărător frecvent, trimiterea de e-mailuri de naștere clienților repetenți și oferirea de avantaje precum vânzări speciale sau livrare gratuită clienților de top. Fiecare dintre aceste inițiative va fi un proiect separat în timpul fazei de configurare, dar proiectele trebuie să lucreze împreună pentru a crea un program de succes.
Componentele unui bun management al programului includ stabilirea obiectivelor, planificarea, organizarea și execuția eficientă. Managerii de programe puternici sunt capabili să țină evidența sarcinilor și detaliilor individuale și să se asigure că toate sunt executate corect și la timp. În același timp, trebuie să țină mereu cont de imaginea de ansamblu și să se poată adapta la prioritățile în schimbare. De asemenea, ar trebui să fie buni negociatori care pot lucra bine cu alte departamente și părți interesate.
Managementul programului cuprinde o gamă largă de sarcini. Acești manageri trebuie să stabilească, să monitorizeze și să gestioneze bugetul programului, de exemplu. De asemenea, trebuie să selecteze furnizori pentru a executa orice funcții externalizate și ar putea avea nevoie să supravegheze un personal. Dacă programul este reglementat de o sursă externă, cum ar fi o agenție guvernamentală, aceștia trebuie să se asigure că programul respectă toate regulile și restricțiile impuse de agenție. De asemenea, ar putea fi nevoie să raporteze din când în când cu privire la starea financiară sau operațională a programului.
În multe cazuri, managementul programului înseamnă, de asemenea, promovarea beneficiilor programului – atât pentru părțile interesate interne, cât și externe. În exemplul programului de fidelizare a clienților, managerul de program ar trebui să găsească o modalitate de a informa clienții despre program și de a-i convinge să se înscrie. De asemenea, ar putea fi nevoie să-l convingă pe managerul financiar al companiei sale că programul va genera suficiente vânzări suplimentare pentru a compensa cheltuielile cu operarea programului și oferirea de reduceri. Dacă programul necesită muncă suplimentară din partea angajaților companiei, managerul de program ar putea avea nevoie să arate unui manager de operațiuni cum acest efort suplimentar va beneficia în cele din urmă de magazinul sau departamentul său.