O alocație pentru conturi îndoielnice este un tip de cont de salvgardare stabilit de multe întreprinderi. Funcția principală a acestui tip de cont este de a oferi o pernă împotriva oricăror facturi ale clienților care rămân neplătite pentru perioade lungi de timp. Companiile bazează de obicei suma rezervelor care sunt menținute în cont pe evaluările clienților cu risc ridicat și pe probabilitatea ca acești clienți să nu reușească să onoreze acele facturi.
Este important de remarcat faptul că funcția obișnuită a unei provizioane pentru conturi îndoielnice nu este destinată să acopere soldurile restante ale facturilor care au în prezent o vechime mai mică de șase luni. Până în acel moment, se fac în mod normal eforturi de colectare, inclusiv încercări de a stabili acorduri de plată cu clienții care au suferit un fel de inversare financiară. Multe companii nu încearcă să facă uz de fondurile din contul de credite îndoielnice până când se stabilește că soldul restant nu poate fi colectat.
Un exemplu de moment în care fondurile pot fi transferate dintr-o alocație pentru conturi îndoielnice ar fi atunci când un client solicită protecția în caz de faliment din capitolul 7. La notificarea că clientul a întreprins acest tip de acțiune, toate eforturile de colectare trebuie să înceteze. Acest lucru creează o situație în care compania nu are asigurări reale că va putea vreodată să încaseze nici măcar o parte din datorie. Acest lucru este valabil mai ales dacă datoria nu este considerată prioritară de către instanțele de judecată și nu va fi abordată deloc până când alți creditori nu sunt considerați și soluționați într-un fel.
Contabilitatea pentru o rezervă pentru conturi îndoielnice este de obicei gestionată prin crearea unui articol rând în evidențele contabile ale companiilor. Clasificarea exactă a contului va varia, în funcție de standardele contabile predominante în țara în care își are sediul compania. Adesea, contul este gestionat ca un element rând în cadrul bugetului de operare sau ca o categorie în cadrul Conturii de creanțe și este structurat pentru a permite transferuri ușoare în soldul Conturii de creanțe atunci când este necesar.
În timp ce o alocație pentru conturile îndoielnice este o strategie comună folosită de marile corporații, întreprinderile mici pot beneficia și de stabilirea acestui tip de articol contabil. Este extrem de important să aveți rezervele la îndemână și un set clar de linii directoare cu privire la momentul în care aceste rezerve pot fi utilizate. Multe companii se asigură, de asemenea, că cel puțin doi ofițeri corporativi pot autoriza transferul. Construirea de resurse pentru a compensa datoriile care nu pot fi colectate ajută la asigurarea faptului că compania poate continua să-și onoreze propriile datorii, evitând astfel comisioanele de întârziere sau deteriorarea ratingului de credit al companiei.