Majoritatea companiilor trebuie să se ocupe de fluxul de numerar și, pentru a ține evidența fluxurilor de facturare și venituri, pot fi folosite facturile. O factură este o factură care detaliază serviciile prestate sau produsele achiziționate și costul total al acestora. Acestea pot veni de la furnizori externi pentru companie sau pot fi emise de companie către alte companii sau clienți. O carte de facturi este o modalitate de a păstra toate aceste facturi organizate și stocate. Există multe motive pentru care o companie poate păstra facturile, inclusiv în scopuri fiscale, analiza fluxului de numerar și păstrarea evidenței.
Păstrarea unui registru de facturi are multe avantaje. În SUA și în alte regiuni, unele companii pot deduce multe dintre achizițiile lor pe parcursul anului atunci când depun taxe. Când se face acest lucru, există șansa ca companiile să demonstreze că aceste achiziții au fost făcute și că a fost plătită o anumită sumă. Un alt moment bun pentru a avea înregistrările facturilor organizate într-o carte de facturi este atunci când analizați fluxul de numerar. Majoritatea companiilor vor examina fluxul de numerar o dată pe trimestru, iar facturile pot demonstra de unde merg și vin banii.
Evidența generală este cel mai frecvent motiv pentru păstrarea unui registru de facturi. Uneori, poate fi nevoie de a arăta unui vânzător ceea ce a fost plătit sau de a arăta unui client ceea ce nu a fost plătit. Aceste cărți pot fi organizate în orice mod care se potrivește nevoilor companiei. Atunci când este nevoie, a avea facturile într-o locație convenabilă poate ajuta la evitarea confuziei sau a litigiilor.
Multe companii folosesc software pentru factură electronică. Acest lucru poate funcționa în multe moduri și, din nou, permite companiei să organizeze și să conțină facturile într-un mod care le corespunde. Păstrarea înregistrărilor electronic poate economisi timp și spațiu și, de obicei, există multe tipuri de software disponibile în multe intervale de preț.
Alte companii folosesc atât facturi pe hârtie, cât și electronice. Un carnet de facturi poate conține hârtie, numită și facturi fizice. Cărțile electronice pot avea copii scanate ale acelor facturi sau pot avea pur și simplu datele din acestea introduse și organizate pentru o cercetare rapidă. Există beneficii pentru ambele și, oricum o companie alege să-și păstreze facturile, este în întregime la îndemâna nevoilor sale.
Unele companii pot folosi multe facturi zilnic. De multe ori, aceste facturi sunt mai mici și mai multe pot fi aliniate în carnetul de facturi. În general, este recomandat ca o companie să salveze facturile între trei și șapte ani. Acest lucru poate crea mai multe teancuri de cărți, care pot fi păstrate într-o cameră sau clădire complet separată.