Organizațiile mari folosesc de obicei grupul de personal ca modalitate de a defini diferitele tipuri de angajați. Dezvoltarea acestui termen este strâns legată de adoptarea sistemelor informaționale de resurse umane (HRIS), care au revoluționat procesele de afaceri ale resurselor umane într-o gamă largă de companii. Un grup de personal este folosit pentru a satisface trei nevoi de conducere: creați o metodă de identificare a angajaților care au funcții specifice în comun, permite întreținerea și testarea mai ușoară și urmărirea activității pe grup.
La definirea unui grup de personal, cel mai simplu mod de a face acest lucru este revizuirea structurii organizaționale la un nivel înalt. Grupurile sindicalizate sunt un loc ușor de început, deoarece în cadrul unui grup sindical, toți angajații vor avea în comun condiții specifice de angajare. Acestea pot include dreptul la concediu, regulile de calcul al orelor suplimentare, cotizațiile sindicale și cerințele de vechime.
Nomenclatura utilizată pentru a defini un grup de personal variază și, în funcție de software-ul de resurse umane, pot exista limitări ale numărului de caractere. De obicei, majoritatea organizațiilor folosesc acronimul pentru sindicat sau descrierea postului principal pentru a identifica grupurile de personal. Deși poate fi utilizată o secvență de numere, aceasta poate deveni rapid foarte complexă pentru personalul de resurse umane, arhitecții de date și alte persoane care trebuie să manipuleze datele.
Odată ce grupurilor sindicale li se atribuie un grup unic de personal, următoarea etapă este definirea grupurilor pentru angajații rămași. Există diferite metodologii utilizate în acest scop, în funcție de complexitatea organizației. Priviți diferitele posturi sau fișe de post și identificați punctele comune care acoperă mai mulți angajați. Aceste elemente comune ar trebui să fie elemente pentru care firma va avea nevoie pentru a putea crea rapoarte unice. Directorii de la vicepreședinte și de la nivel superior sunt adesea grupați într-un singur grup de personal.
Evitați crearea unui grup de personal după locație sau structură similară de raportare. Aceste aspecte comune sunt deja identificate prin adresa poștală, indicatorii de locație și numerele postului sau titlul. În schimb, uitați-vă cu un nivel mai înalt, concentrându-vă pe eligibilitatea unui plan de beneficii similare sau pe sarcini de serviciu.
Grupurile de personal ar trebui să fie organizate într-o structură care să imite cât mai bine structura organizatorică actuală. Opțiunile ar trebui să existe pentru a permite rularea rapoartelor pentru diferite ramuri ale structurii organizaționale, adunând mai multe grupuri de personal, după cum este necesar. Rapoartele rezumative sunt de obicei programate pentru a utiliza o structură ierarhică pentru a satisface aceste nevoi și pot fi încorporate în ecranele de selecție a rapoartelor.
Este important să se identifice corect grupurile de personal, deoarece orice modificări aduse elementelor comune ale grupului pot fi modificate o singură dată și aplicate tuturor angajaților din acest grup. De exemplu, dacă tot personalul sindicalizat este eligibil pentru o creștere salarială anuală, atunci această modificare poate fi aplicată grupului de personal specific. Acest lucru simplifică foarte mult cerințele de programare, testare și comunicare.