O comandă de achiziție corporativă (PO) este un document care este trimis de o corporație unui furnizor de produse sau servicii. Acesta precizează exact ce se cumpără și la ce preț. După ce vânzătorul primește și acceptă comanda de cumpărare, acesta acționează ca un contract între corporație și vânzător. Comenzile de achiziție corporative indică clar între ambele părți ce este de așteptat și cât va costa.
Comenzile de cumpărare depășesc doar metodele de plasare a comenzilor. În majoritatea corporațiilor, comanda de cumpărare este primul pas într-un proces contabil. Emiterea unei comenzi de cumpărare se face, de obicei, de către departamentul de contabilitate și va crea evidența conturilor plătibile. De asemenea, creează un dispozitiv de urmărire a comenzilor restante. În corporațiile care fac sute sau mii de achiziții lunar, acesta devine un mecanism de urmărire indispensabil.
Din perspectiva vânzătorului, o comandă de cumpărare corporativă oferă claritate și un mecanism contabil. Primirea unei comenzi de cumpărare corporative nu numai că îi oferă vânzătorului un contract scris cu cumpărătorul, ci devine și primul pas în crearea unui traseu pentru conturile de creanțe. Aceste comenzi de cumpărare sunt importante atunci când se încearcă să obțină finanțare sau împrumuturi de afaceri, deoarece vânzătorul documentează câți bani vor intra în companie și când se așteaptă să fie primiți.
Elementele tipice ale unei comenzi de cumpărare corporative includ data; un număr de PO; numele, adresa și informațiile de telefon ale ambelor părți; și o descriere a bunurilor și serviciilor cu prețuri și totaluri. Atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător, numărul PO devine principalul mecanism de urmărire pentru toate comenzile plasate între cei doi.
O variație a comenzii de achiziție corporative este o comandă permanentă care creează o comandă pe o perioadă de timp. Acest lucru permite reduceri de cantitate pentru produse sau servicii care nu trebuie să fie livrate dintr-o dată. Aceste tipuri de OP sunt de obicei pentru produse sau servicii care sunt livrate periodic pe parcursul unui an. De exemplu, o comandă de achiziție ar putea fi emisă pentru livrarea lunară a consumabilelor de hârtie sau întreținerea trimestrială a unei unități de aer condiționat.
Pentru corporațiile mai mici, crearea unui proces de comandă de achiziție poate părea exagerată, dar după ce a fost executat corespunzător, economisește timp și bani. Oferă cumpărătorilor și vânzătorilor un număr PO care face ușoară urmărirea comenzilor. De asemenea, creează un document legal între ambele părți care garantează cumpărătorului prețul care a fost negociat și oferă vânzătorului un document care îi dă dreptul legal la fondurile datorate.