O declarație de venituri și cheltuieli este un tip de document financiar conceput pentru a identifica toate formele de venit care sunt primite într-o anumită perioadă, documentând, de asemenea, toate plățile sau cheltuielile care au fost legate de aceeași perioadă. Pe lângă faptul că este folosit ca mijloc de adunare a datelor istorice, este posibilă și compilarea acestui tip de raport pentru o perioadă viitoare, bazând combinația de cheltuieli și venituri pe proiecțiile activității pentru perioada respectivă. Cu oricare dintre aplicații, ideea este de a utiliza datele în scopul analizării echilibrului dintre venituri și cheltuieli și de a determina dacă rezultatul activității este în interesul operațiunii de afaceri.
Unul dintre scopurile declarației de venituri și cheltuieli este de a crea un instrument care să fie util în sarcina managementului financiar. În acest scop, sunt luate în considerare toate tipurile de venituri și cheltuieli relevante pentru perioada. Aceasta înseamnă că atât veniturile realizate, cât și cele nerealizate care sunt cunoscute la momentul respectiv sunt incluse în detaliul extrasului, împreună cu obligațiile de datorie plătite și neplătite. Există câteva excepții care se pot aplica, cum ar fi excluderea veniturilor care sunt generate de vânzarea unui activ de capital sau veniturile sau vânzările care sunt legate de o moștenire.
Valoarea unei declarații de venituri și cheltuieli, fie pentru o perioadă de timp finalizată recent, fie ca o proiecție pentru o perioadă următoare, este de a avea o idee despre bunăstarea financiară a companiei. Această abordare face posibilă analiza informațiilor de bază care pot declanșa, la rândul lor, unele schimbări în modul în care compania gestionează datoriile sau în modul în care sunt utilizate resursele disponibile. Alături de companiile care funcționează pentru a obține profit, alte organizații precum cluburi, societăți sau chiar spitale operate de organizații caritabile pot folosi acest instrument special pentru a urmări relația dintre venituri și gestionarea datoriilor.
În cele mai bune împrejurări, situația veniturilor și cheltuielilor va indica faptul că nivelul actual de generare de venituri din diverse surse este suficient pentru a susține operațiunea, având în vedere cantitatea de datorie care este gestionată în prezent. Prin compararea fiecărei declarații de venituri și cheltuieli asociate cu mai multe perioade succesive, este posibil să se identifice tendințe pozitive sau negative care pot fi evaluate mai îndeaproape și, eventual, să dea idei despre cum să aranjeze finanțele companiei pentru a profita mai bine. Acest lucru poate crește șansele de a întări poziția financiară a companiei sau cel puțin de a menține prejudiciul adus stabilității la un nivel cât mai scăzut posibil în timpul unui fel de recesiune economică mai amplă.