O declarație pe propria răspundere este un document încheiat sub jurământ și care prezintă fapte cunoscute sau considerate de persoana care face declarația pe propria răspundere, numită declarant. Atunci când este încheiat în fața unui notar, documentul este cunoscut sub numele de declarație pe propria răspundere. În circumstanțe limitate, o declarație pe propria răspundere poate fi acceptată la locul depunerii martorilor în cauzele judiciare; o declarație pe proprie răspundere notarială va fi, de asemenea, executată în mod obișnuit în multe circumstanțe care nu implică apariția în fața unui judecător.
O declarație pe propria răspundere diferă de mărturia în instanță sau de o depoziție prin aceea că declarantul face o declarație complet voluntară și nu este nici interogat, nici interogat. În timp ce atât înfățișările în instanță, cât și depozițiile pot fi obligate de către instanță, declarațiile pe propria răspundere nu pot fi obligate deoarece, după cum s-a menționat, sunt pur voluntare.
Atunci când este făcută la prima persoană, o declarație pe propria răspundere începe de obicei cu o declarație de identificare a declarantului, inclusiv adresa acestuia și de a-și afirma competența de a executa declarația pe propria răspundere. Atunci când se face la a treia persoană, ca și în cazul tutorilor care execută declarații pe propria răspundere pentru copiii sau părinții lor incompetenți, natura relației trebuie să fie clarificată în declarația pe propria răspundere, precum și autoritatea acestora de a face declarația pe propria răspundere. De asemenea, o declarație pe propria răspundere trebuie să indice atât locul, cât și data la care a fost întocmit.
Nu există o formă generală obligatorie pe care trebuie să o ia o declarație pe propria răspundere notarială, cu excepția faptului că ar trebui să se limiteze la o declarație de fapte. Nu este adecvat să includeți argumente, caracterizare sau judecăți într-o declarație pe propria răspundere. Faptele ar trebui să fie prezentate clar și definitiv, iar atunci când se bazează pe informațiile declarantului, mai degrabă decât pe cunoștințele personale, sursa acestor informații ar trebui clarificată. De exemplu, afirmația „Am văzut mașina a lovit copacul” se bazează pe cunoștințele personale; „Șoferul era beat”, este o informație și „Știam că șoferul era beat pentru că a fost relatat în ziar”, prezintă informația și identifică sursa acesteia.
Faptul că o declarație pe propria răspundere este o declarație de fapt pe care se va invoca în procedurile judiciare face esențial ca aceasta să fie executată sub jurământ. Documentul nu devine o declarație pe propria răspundere până când declarantul este depus sub jurământ și îl execută în acel moment. Persoana care depune declarația pe propria răspundere – un notar, grefier sau comisar de acte, de exemplu – va depune jurământul depusului, care apoi execută declarația prin semnarea acesteia. Oficialul va semna apoi documentul, indicând sursa autorității sale de a depune jurământ. În Statele Unite, un notar va indica titlul mandatului său, țara de jurisdicție și data de expirare a comisiei notariale. Toate aceste informații sunt înregistrate în partea de jos a unei declarații pe propria răspundere. Nu este necesar un sigiliu notar, dar este adesea impresionat de notar.