O dovadă a pierderii este un document formal care este pregătit de o parte asigurată și transmis asigurătorului în cazul unui anumit tip de pierdere. Această declarație oferă în mod normal informații detaliate despre tipul de daune care au avut loc, elementele acoperite sunt incluse în pierdere, valoarea declarată a proprietății implicate și suma totală a daunei. În multe situații, acesta servește drept declarație formală a pierderilor de proprietate implicate în cererea de despăgubire, precum și ca dovezi ale pierderii. Structura exactă a documentului va varia, în funcție de cerințele stabilite de furnizorul de asigurări și de orice reglementări guvernamentale locale care se aplică.
Folosirea unei dovezi de pierdere este comună cu multe tipuri de daune de asigurare. Unul dintre cele mai bune exemple este o revendicare care este depusă în baza unei polițe a proprietarului unei case după ce un tip de dezastru natural a distrus complet sau parțial casa. În acest caz, proprietarul va lucra cu agentul său pentru a descrie natura și alte detalii ale dezastrului, data la care a avut loc dezastrul și valoarea actuală de piață a proprietății. Presupunând că mobilierul și alte bunuri din locuință erau, de asemenea, acoperite de poliță, acestea vor fi adresate individual în declarație și i se va atribui o valoare pe baza evaluării proprietarului casei.
Odată ce documentul este transmis furnizorului de asigurări, detaliile sunt evaluate, iar furnizorul fie permite sau nu permite fiecare element rând. Odată ce furnizorul este mulțumit de veridicitatea cererii și aprobă suma finală de plată, asiguratului i se oferă plata. Dacă partea consideră că suma plății este echitabilă, el sau ea o acceptă și cererea este considerată completă.
Pentru a completa corect un formular de dovadă a pierderii, este o idee bună ca persoanele fizice să păstreze înregistrări care să permită accesarea datelor necesare pentru a susține declarațiile făcute în formular. Aceasta poate include utilizarea unui tip de dispozitiv de stocare a datelor pentru a păstra copii electronice ale fotografiilor digitale ale proprietății, precum și documente electronice care atestă valoarea fiecărei piese de proprietate acoperită în condițiile poliței de asigurare. Folosirea unui dispozitiv precum un recorder CD și stocarea copiilor acasă, precum și într-o cutie bancară sau un alt site ușor accesibil poate face mult mai ușoară depunerea unei cereri în caz de urgență.