O ofertă guvernamentală este o ofertă de a furniza un serviciu guvernului în schimbul unei sume de bani. Procesul de licitație este similar cu ceea ce are loc la o licitație, cu excepția faptului că diferitele entități concurează pentru a furniza un serviciu la cel mai mic preț. Agențiile guvernamentale care caută oferte încearcă să își îndeplinească sarcinile, reducând în același timp costurile. O companie care depune o ofertă guvernamentală încearcă să obțină profit prin intrarea într-o relație de afaceri cu guvernul.
Atunci când unui organism guvernamental i se cere să furnizeze un serviciu, acesta decide mai întâi dacă poate îndeplini sarcinile în interior sau ar trebui să angajeze un contractant. La fel ca în afaceri, guvernul angajează contractori dacă oferă o expertiză specială sau pot face o treabă la un preț mic. Ca regulă generală, cu cât proiectul este mai mare, cu atât contractorii vor fi implicați mai probabil. Acest lucru poate fi văzut în multe proiecte militare.
Dacă contractarea lucrărilor este considerată necesară, o agenție guvernamentală va emite o cerere de propunere (RFP). Un RFP precizează pur și simplu cerințele agenției emitente care plătește pentru serviciu. În acest moment, potențialii contractori interesați vor răspunde cererii de propunere cu o ofertă guvernamentală. Ofertele pot varia în mai mult decât doar cotația de preț. De exemplu, dacă se caută un sistem feroviar de mare viteză, propunerile pot implica diferite proiecte de trenuri, programe de construcție sau proceduri de întreținere.
Amploarea serviciilor furnizate de guvern în țările industrializate moderne poate fi vastă. Uneori, o terță parte ajută la potrivirea ofertelor guvernamentale cu contractorii. Contractorii vor plăti adesea alte companii pentru a verifica multitudinea de cereri de propuneri pentru cele care le pot fi aplicabile.
După o perioadă stabilită de licitație, agenția guvernamentală responsabilă evaluează fiecare ofertă și o selectează pe cea care corespunde cel mai bine cerințelor acesteia. Aceasta poate fi sau nu oferta cu prețul cel mai mic – ofertele cu preț mai ridicat sunt adesea selectate dacă alte avantaje ale propunerii depășesc diferența de preț. Dacă suficiente companii nu răspund printr-o ofertă guvernamentală sau dacă nicio propunere nu este adecvată, poate fi emisă o nouă cerere de propuneri.
Odată ce guvernul selectează o ofertă câștigătoare, semnează un contract legal cu compania pentru a furniza serviciul necesar la prețul convenit. Într-un contract cu preț fix, nu există alocații pentru majorări de plată dacă costurile de producție sunt mai mari decât se aștepta. În schimb, un contract cu cost plus are prevederi care să permită o plată variabilă la finalizarea serviciului. Acesta este un tip comun de contract pentru proiectele de apărare la scară largă, care sunt considerate a avea costuri de dezvoltare imprevizibile.