O parte interesată de proiect este o parte cu un interes, financiar sau de altă natură, în dezvoltarea și rezultatul unui proiect. Aceasta include proprietarii de companii, utilizatorii finali, membrii echipei de dezvoltare și investitorii. Managerul de proiect trebuie să echilibreze nevoile diferitelor părți interesate, controlând în același timp dezvoltarea și producția, cu scopul de a satisface cât mai mulți factori interesați fără a compromite calitatea finală a proiectului. Acesta poate fi un act de echilibru delicat în unele situații.
Părțile interesate au adesea abordări diferite ale unui proiect. Proprietarii de companii își doresc un proiect care să genereze profituri, de preferință cu costuri reduse de dezvoltare. Membrii echipei de dezvoltare doresc de obicei să pună la punct cel mai bun proiect posibil, cu accent pe calitate și caracteristici. Consumatorii și testerii se așteaptă la un proiect finalizat, care să le satisfacă nevoile și să fie suficient de flexibil pentru utilizare pe termen lung. Investitorii doresc să vadă o rentabilitate a investiției lor și pot avea așteptări specifice cu privire la valoarea acelui randament. Fiecare parte interesată de proiect trebuie să fie luată în considerare atunci când iau decizii.
Părțile interesate ale proiectului exercită diferite grade de influență. Investitorii și oficialii companiei pot avea puterea de a închide un proiect sau de a schimba radical domeniul de aplicare dacă nu sunt mulțumiți, în timp ce testerii și consumatorii au contribuții la nivelul solicitării de caracteristici și al facerii de comentarii. Influența lor poate fi semnificativă pe termen lung, deoarece feedback-ul de la focus grupuri și testeri modelează designul și determină cine va cumpăra proiectul în cele din urmă. Membrii echipei de proiect pot determina cât de repede progresează proiectul și ce se întâmplă în etapele de dezvoltare.
Fiecare parte interesată de proiect poate avea și un nivel de implicare directă. Dezvoltatorii sunt cei mai implicați, deoarece lucrează la proiect de zi cu zi și modelează caracteristicile. Managementul poate adopta o abordare de la distanță, permițând managerului de proiect un grad ridicat de control, sau directorii ar putea fi implicați îndeaproape. Un investitor care acționează ca parte interesată în proiect este adesea ținut la distanță pentru a reduce conflictele, dar se poate aștepta la rapoarte periodice și să ofere feedback, cum ar fi amenințarea că va retrage finanțarea dacă nu îi place direcția de dezvoltare a proiectului.
Nivelul de interes personal poate varia, de asemenea, în funcție de fiecare parte interesată din proiect. Pentru membrii echipei de dezvoltare, cariera lor poate fi pe linie, mai ales cu un proiect major. Investitorii pot avea fonduri substanțiale legate de proiect, sau doar o sumă mică. Într-o companie mică, proiectele majore pot consuma resurse semnificative, făcându-le o parte critică a operațiunilor companiei, în timp ce marile companii pot avea grupuri de proiecte relativ mici, care nu vor face sau nu distruge compania prin activitățile lor. Pentru consumatorii finali, un proiect ar putea fi foarte important; pacienții care așteaptă rinichi artificiali, de exemplu, au un nivel ridicat de interes.