O perioadă de colectare se referă la timpul necesar unui vânzător pentru a încasa o datorie. Majoritatea tranzacțiilor de zi cu zi, cum ar fi la o benzinărie sau la un magazin alimentar, sunt efectuate cu o perioadă de colectare „datorată la primire”. Aceasta înseamnă că o achiziție este plătită în același timp în care se face achiziția. În unele industrii, totuși, este obișnuit ca un client să fie facturat pentru produsul deja primit. Clientul are de obicei între 1 și 30 de zile pentru a plăti o factură, dar se pot face negocieri pentru a plăti o factură pe o perioadă de luni sau chiar ani.
Când se cumpără o pereche de pantofi de la un magazin universal, de exemplu, se face schimb de numerar sau de credit la fața locului pentru ca achiziția să fie făcută. Adesea, acest lucru nu este același pentru achizițiile business-to-business, unde este obișnuit ca vânzătorul să factureze clientul pentru bunurile deja primite. Timpul necesar clientului pentru a plăti factura se numește perioadă de încasare.
Un furnizor poate stipula termenii unei facturi generate pentru o companie. Acești termeni sunt menționați ca „Net 30” sau „Net 45”, ceea ce înseamnă că factura este scadentă în 30 sau 45 de zile. Acest lucru nu înseamnă, totuși, că clientul va plăti cu siguranță factura în perioada respectivă. Mulți clienți prelungesc plata facturilor cu 60-90 de zile sau mai mult. Rămâne la latitudinea vânzătorului să decidă dacă clientul plătește o penalitate pentru întârzierea plății sau dacă creditul suplimentar poate fi suspendat până când toate facturile sunt valabile.
Gestionarea fluxului de numerar în timpul perioadei de colectare este esențială pentru funcționarea generală de succes a oricărei companii. Când un producător procesează o comandă, acesta trebuie să plătească costul mărfurilor fie în avans, fie în cont facturat. Apoi, mărfurile trebuie procesate și expediate către client. Între timp, plata se datorează furnizorului inițial, în timp ce clientul nu a plătit încă pentru bunuri. Prin urmare, producătorii au nevoie de capital în rezervă pentru a putea plăti facturile la timp în așteptarea unei eventuale plăți din partea clientului.
Pentru a reduce durata unei perioade de colectare, un furnizor poate folosi un stimulent pentru a încuraja plata mai rapidă. Aceasta se numește o reducere de plată promptă. Un furnizor poate oferi o reducere de 2% dacă factura este plătită în 10 zile, de exemplu. Condițiile unei astfel de facturi ar fi „2% 10 Days Net 30”, de exemplu, ceea ce înseamnă că există o reducere de 2% dacă factura este plătită în 10 zile, iar soldul este datorat în 30 de zile de la data factura.
Colectatorii de datorii pot fi angajați pentru a reduce și durata perioadei de colectare. Un colector de datorii va aborda lista persoanelor care datorează bani unei companii și va încerca să colecteze acele datorii într-un mod rapid. Cu toate acestea, un colector de datorii percepe o taxă pentru serviciu, de obicei un procent din suma colectată.