Denumită uneori un raport de colectare, perioada medie de colectare are de-a face cu relația dintre Conturile de creanță și intervalul de timp în care sunt primite acele plăți restante. În esență, această perioadă este un calcul al perioadei medii necesare pentru ca facturile restante să fie plătite integral după emitere.
Unul dintre avantajele imediate ale înțelegerii perioadelor medii de colectare este că informația permite companiei să anticipeze fluxul de numerar generat de serviciile prestate. În loc să spere că toți clienții plătesc cu promptitudine în termen de treizeci de zile de la emiterea facturii, calculul perioadei medii de colectare înlocuiește așteptarea cu realitatea cât de repede remite plățile baza de clienți în ansamblu. Aceste informații fac mult mai ușor pentru companie să programeze plățile pentru serviciile prestate propriilor parteneri furnizori, precum și să aranjeze să păstreze fonduri la îndemână pentru a gestiona operațiunile de zi cu zi, pentru a îndeplini statele de plată și alte aspecte importante ale afacerilor.
O altă utilizare valoroasă a calculării perioadei medii de colectare este că compania poate identifica tendințele nefavorabile de la început. Dacă perioada pentru aceeași perioadă a anului trecut a fost de 34 de zile și acum este de până la 42 de zile, situația merită investigată. Motivele pot fi identificabile imediat, cum ar fi achiziția unui client de mare volum în ultimul an căruia i s-a acordat termene de plată de șaizeci de zile. Pe de altă parte, pot exista clienți de lungă durată ale căror modele de plată s-au schimbat. Acest lucru poate implica factori din partea clientului sau în care facturile sunt transmise clientului.
De exemplu, dacă clientul a notificat compania în urmă cu câteva luni despre o modificare a adresei poștale, dar modificarea nu a fost niciodată înregistrată, atunci factura va trebui să fie transmisă de către serviciul poștal. Acest lucru ar putea adăuga câteva zile numai la proces. În al doilea rând, este posibil ca un client să-și fi schimbat procedurile de plată și acum să reducă cecurile către furnizori la două săptămâni, în loc de săptămânal. Analizând unde au avut loc modificările și de ce pot descoperi probleme care pot fi abordate și rezolvate cu ușurință, restabilind astfel o cifră mai avantajoasă a perioadei de colectare.
Înțelegând că există un oarecare flux și reflux în toate perioadele de colectare, ar trebui să se facă rezerve atunci când se calculează o cifră a perioadei medii de colectare. Incidența sărbătorilor, activitatea sezonieră, cum ar fi vacanțele și factorii naturali, cum ar fi vremea, pot afecta viteza cu care sunt primite plățile de la clienți. Ținând cont de acești factori, dar și investigarea pentru a determina dacă există probleme recurente care au impact asupra perioadei medii de colectare, vă va ajuta să vă asigurați că o companie primește plăți pentru serviciile prestate într-un mod cât mai la timp posibil.