O procedură de colectare prezintă în mod clar politicile și procedurile pe care o entitate le ia pentru a colecta datorii în cazul neplății. În unele regiuni, organizațiile precum universitățile, agențiile fiscale și utilitățile trebuie să furnizeze informații despre procedurile lor de colectare membrilor publicului în scop informativ. Aceste politici creează, de asemenea, un sistem pe care angajații să-l urmeze atunci când procesează datorii și reprezintă compania în negocierile cu debitorii. Acestea pot fi publicate în manualele angajaților și în alte documente interne.
Astfel de documente pot începe cu o discuție a termenilor de bază, cum ar fi un acord de rambursare netă de 90 pentru debitori. Conform termenilor, oamenii au o perioadă de timp stabilită pentru a-și primi facturile și a le plăti, a le contesta sau a negocia un plan de plată. În cazul în care nu răspund, compania poate iniția o procedură de colectare a banilor. Sfera activității de colectare poate depinde de natura creanței; autoritățile fiscale, de exemplu, pot fi în măsură să sechestreze proprietatea și să o licitați pentru a acoperi impozitele neplătite.
În cadrul procedurii de colectare, debitorii trebuie să primească notificări care să ofere informații despre datorie, orice dobândă și comisioane aplicabile și unde să direcționeze plata. Daca vor raspunde, compania poate intra in urmatoarea faza, de incasare integrala a datoriilor sau crearea unui plan de plata. Atunci când debitorii nu răspund solicitărilor de plată, societatea poate fi în măsură să actioneze în instanță pentru a colecta fondurile. De asemenea, poate efectua o investigație pentru a localiza debitorii dispăruți și pentru a identifica bunurile care ar putea fi eligibile pentru sechestru, dacă este autorizată să se angajeze în activitate de sechestru.
Procedurile de colectare clar stabilite pot proteja o companie de răspunderea legală. Dacă îi tratează pe toți debitorii în mod egal, nu poate fi acuzat de practici discriminatorii. Punerea în aplicare a politicilor permite angajaților să le urmeze cu atenție și neutru cu toți debitorii, mai degrabă decât să-și folosească propria judecată. Documentația poate fi utilă și în cazul unui litigiu, deoarece compania poate demonstra că a respectat legea și a respectat procedurile interne atunci când s-a ocupat de o problemă.
Cei care au întrebări despre procedura de colectare pot cere să vadă documentația și pot cere o explicație a oricăror componente pe care le înțeleg cu dificultate. Înainte de a lua o datorie, poate fi recomandabil să revizuiți toți termenii și condițiile, inclusiv dezvăluirile privind procedura de colectare. Acest lucru poate oferi informații importante despre ce ar trebui să facă oamenii atunci când își fac griji că nu vor putea plăti.