O scrisoare de ofertă servește ca formă de comunicare între o companie și un antreprenor independent, vânzător sau lucrător independent. Scrisoarea prezintă produsele sau serviciile pe care contractorul sau freelancerul este capabil să le livreze și care va fi costul acestor servicii sau produse. Scrisorile de licitație includ, de asemenea, frecvent o anumită dată sau un interval de timp pentru finalizare.
Atunci când o companie dorește ca un terț să îndeplinească anumite sarcini sau să furnizeze produse specifice, în general, va identifica mai întâi în mod clar serviciile sau produsele necesare. Apoi, compania va lansa o cerere de propuneri. Contractorii sau freelanceri interesați vor redacta apoi o scrisoare de ofertă ca răspuns la cererea de propunere.
La redactarea scrisorilor de ofertă, înțelegerea tuturor cerințelor companiei este crucială. O propunere adaptată la cererea specifică ajută de obicei la creșterea șanselor de reușită a ofertei. Ofertantul ar trebui să fie capabil să se ocupe de toate aspectele atribuirii și, dacă un termen limită nu a fost stabilit în cererea de propunere, ofertantul ar trebui să poată, de asemenea, să stabilească o dată realistă de livrare.
Marketingul este o parte cheie a scrisorii de ofertă, uneori denumită propunere de ofertă. În mod ideal, autorul scrisorii de ofertă ar trebui să fie familiarizat cu tarifele pieței pentru produsul sau serviciul solicitat. Acest lucru este important nu numai pentru că respingerea este probabilă pentru ofertele suprapreț, ci și pentru că o ofertă prea mică va produce o rentabilitate mai mică a investiției.
O simplă căutare pe Internet va produce multe exemple de scrisori de ofertă. De fapt, unele site-uri oferă șabloane de licitație. Șabloanele sunt generice, dar pot fi personalizate rapid pentru a se potrivi cu orice cerere de propunere. Aceste site-uri pot include, de asemenea, soluții software profesionale de scriere care pot ajuta în procesul de redactare și orice comunicare ulterioară asociată cu procesul de licitație.
Desigur, o scrisoare de ofertă perfect redactată nu va garanta acceptarea. A-ți lua timp să cercetezi cum să scrii o scrisoare de ofertă poate vorbi despre profesionalismul și etica în muncă a unei persoane, dar în cele din urmă, banii sunt adesea factorul principal. Reducerea costurilor este de obicei o forță de motivare mult mai puternică pentru o companie decât stilul de scriere al unui ofertant. O scrisoare de ofertă grozavă, cu o dată de livrare rezonabilă și un cost rezonabil, totuși, ar trebui să crească șansele ofertantului de a obține proiectul.
Dacă o propunere este respinsă, compania de angajare trimite de obicei un răspuns înapoi indicând motivul pentru care oferta a fost respinsă. Poate un alt furnizor ar putea face treaba pentru mai puțin. Poate că ofertantul câștigător ar putea livra mai devreme. Oricum, o respingere nu trebuie să fie neapărat capătul firului. Dacă oferta a fost suficient de atractivă, ofertantul poate fi prima persoană în minte data viitoare când compania are nevoie de un produs sau serviciu similar.