O scrisoare de numire este un document pe care un angajator îl extinde unui nou angajat. Mai exact, o scrisoare de numire informează un solicitant că a fost numit într-o anumită funcție. În cuprinsul scrisorii sunt incluse aspecte legate de numire, cum ar fi data de începere și salariul oferit. Beneficiile precum asigurarea și zilele de concediu sunt, de asemenea, discutate într-o scrisoare de programare. Alți lucrători, cum ar fi un voluntar sau un stagiar, pot primi, de asemenea, o scrisoare de numire după ce au aplicat pentru un post într-o organizație.
În timp ce se angajează în procesul de angajare a angajaților, angajatorii, de obicei, analizează mai mulți solicitanți înainte de a ajunge la o decizie finală cu privire la cine să angajeze. Odată ce această decizie a fost luată, un angajator contactează un solicitant selectat pentru a extinde o ofertă de angajare. În timp ce noii angajați sunt adesea anunțați prin telefon despre decizia angajatorului, mulți primesc în schimb o scrisoare de numire cu detalii complete despre poziție. În multe cazuri, un apel telefonic precede o scrisoare oficială, aceasta din urmă fiind considerată o notificare mai oficială sau mai formală.
Scrisorile de această natură sunt extinse la angajații cu normă întreagă și parțială, precum și atunci când o companie angajează angajați temporari. Majoritatea scrisorilor de numire variază în formularea exactă folosită, dar toate oferă un anunț oficial de angajare. Scrisorile profesionale sunt pregătite pe antetul companiei și includ numele complet al noului angajat. Un salariu este specificat în mod specific într-o scrisoare de numire, precum și datele de plată și orice beneficii oferite conform condițiilor de angajare. Deși angajatorul este cel care extinde scrisoarea de numire către un solicitant, politica comercială a unor angajatori este să nu ia în considerare oficialul de numire până când destinatarul semnează, datează și returnează scrisoarea, chiar dacă o acceptare verbală a fost deja făcută.
În unele cazuri, o scrisoare de numire poate fi extinsă și la stagiari sau voluntari care au aplicat pentru o anumită poziție. De exemplu, un voluntar care solicită să se alăture unui program de mentorat facilitat de un ONG sau de o agenție non-profit poate primi o scrisoare de numire după ce a depus o cerere și a fost supus unui proces de screening de către personalul agenției respective. Într-un astfel de caz, o scrisoare de numire va include informații despre postul de voluntar, cum ar fi numărul de ore necesare în fiecare lună și regulile programului respectiv. Ca și în cazul unei scrisori de afaceri de acest tip, un voluntar ar semna și data scrisoarea înainte de a o returna dacă postul este acceptat.