O specificație a postului permite unui angajator să prezinte cel mai bun candidat pentru o poziție fără a descrie o anumită persoană. Acest lucru se realizează prin comunicarea caracteristicilor dorite ale unui candidat calificat, cum ar fi abilitățile și educația care sunt necesare. Cu cât o poziție este mai complexă, cu atât este probabil ca specificația să fie mai lungă. Prin dezvoltarea acestor instrumente pentru posturile disponibile, angajatorii își pot economisi timpul și pe cel al potențialilor solicitanți.
Unii oameni fac greșeala de a crede că fișa postului și specificația postului sunt aceleași. Este important să înțelegeți că acestea nu numai că diferă, ci sunt concepute pentru a servi unor scopuri diferite. O fișă a postului este întocmită pentru a sublinia sarcinile și îndatoririle care ar trebui îndeplinite de o persoană într-o anumită poziție. O specificație a postului este concepută pentru a sublinia tipul de persoană care este calificată să ocupe acea poziție.
Există mai multe categorii de informații care sunt considerate standard într-o specificație a postului. Categoriile sunt adesea afișate cu caractere mari sau aldine. Apoi, cerințele specifice sunt enumerate mai jos, în general cu marcatori. Este posibil ca toate specificațiile postului să nu fie aranjate în aceeași ordine sau format.
Cerințele educaționale sunt una dintre cele mai comune componente ale unui caiet de sarcini. Această secțiune comunică, în general, nivelul necesar de educație, cum ar fi o diplomă de asociat sau un master, și specializările acceptabile, cum ar fi jurnalismul sau ingineria chimică. Dacă sunt necesare licențe și certificate speciale, acestea sunt de obicei incluse în această secțiune.
O secțiune dedicată experienței solicită de obicei ca o persoană să aibă istoric de muncă într-un anumit domeniu pentru o anumită perioadă de timp. De asemenea, poate sublinia sarcini specifice în care ar fi trebuit să se angajeze o persoană, cum ar fi supravegherea directă a membrilor personalului sau trei ani de manipulare a materialelor periculoase. Abilitățile, cunoștințele și abilitățile sunt trei secțiuni care pot fi combinate sau enumerate separat. Aceste secțiuni spun ce ar trebui să știe un solicitant și ce ar trebui să poată face.
Angajatorii sunt adesea inundați de cereri atunci când au posturi disponibile. Interviul poate fi un proces lung. O specificație a postului poate fi un instrument care reduce drastic timpul pe care un angajator îl pierde examinând cererile și efectuând interviuri cu persoane necalificate. Întrucât mulți oameni nu vor alege să aplice pentru locuri de muncă pe care știu că au puține posibilități de a le obține, a avea o specificație a postului poate ajuta, de asemenea, persoanele fizice. Îl pot folosi pentru a compara ceea ce au de oferit cu ceea ce este cerut.