Serviciile de transcriere sunt adesea necesare pentru a introduce vorbirea într-un document de computer și există câteva tipuri de software pentru a ajuta la această sarcină. Unul dintre cele mai comune tipuri de software de transcriere este tipul care poate transcrie aproximativ vorbirea singur, deoarece recunoaște limbajul, deși de obicei nu la fel de bine ca un transcriptor experimentat. Unii oameni din acest domeniu folosesc și extensii de text, care reduc ceea ce trebuie să tasteze un transcriptor atunci când transcrie cuvinte lungi. Cei care conduc o afacere de transcriere ar putea aprecia software-ul menit să păstreze fișierele atât organizate, cât și în siguranță pentru o mai mare eficiență.
Un tip de software de transcriere care a devenit utilizat pe scară largă la începutul secolului 21 include programele de recunoaștere a vocii. Cineva care are nevoie de cuvintele sale transcrise poate folosi acest software pentru a introduce cea mai mare parte a discursului său într-un document de computer fără ajutorul nimănui altcuiva. Cu toate acestea, acest tip de software nu poate percepe de obicei unde ar trebui să meargă punctuația, motiv pentru care un transcriptor este încă necesar înainte ca documentul să fie complet. Persoana care dictează discursul poate folosi acest tip de software de transcriere pentru a transcrie cea mai mare parte a discursului, apoi îl poate trimite unui transcriptor pentru a edita și adăuga semne de punctuație atunci când este necesar.
Un alt tip de echipament de transcriere care poate face munca unui transcriptor mai rapid este software-ul care detectează cuvântul dorit atunci când sunt tastate doar primele câteva litere. Acesta este adesea numit un extensior de text și funcționează solicitând utilizatorului să creeze mai întâi o listă de cuvinte care sunt adesea folosite în industrie. Apoi, de fiecare dată când utilizatorul introduce literele inițiale, va apărea de obicei întregul cuvânt, astfel încât să poată economisi timp în timpul transcrierii. Acest tip de software de transcriere este cel mai util atunci când cuvintele lungi trebuie tastate în mod repetat, ceea ce este destul de comun atât în industria medicală, cât și în cea juridică.
Unii transcriptori folosesc software pentru a-i ajuta să-și conducă afacerea în mod eficient. Acest tip de program poate urmări termenele limită, astfel încât munca să fie transcrisă la timp și, de asemenea, poate distribui locurile de muncă fie între angajați, fie între subcontractanți. De asemenea, astfel de programe pot organiza corect fișierele, astfel încât acestea să fie ușor de accesat și greu de pierdut în cadrul software-ului. În plus, unele industrii au nevoie ca fișierele să fie păstrate în siguranță, astfel încât doar persoanele autorizate să le poată accesa, motiv pentru care unele programe de transcriere de acest tip au caracteristici de securitate, protejând atât transcriptorul, cât și clientul.