O teleconferință este o întâlnire sau o conferință desfășurată printr-o conexiune telefonică sau de rețea între participanți din orașe îndepărtate sau locuri de muncă. Există multe tipuri de teleconferințe, cea mai simplă formă implicând utilizarea unui telefon difuzor în fiecare locație pentru a desfășura o conferință audio. Întâlnirile de teleconferință mai sofisticate implică schimbul de audio, video și date. Termenul de teleconferință se poate referi și la un eveniment live care este transmis prin satelit în diferite locații simultan.
Deși teleconferința este un termen larg care include o varietate de opțiuni, elementele de bază pentru toate teleconferințele implică utilizarea echipamentelor de telecomunicații, utilizatorii în mai multe locații și comunicarea colaborativă între participanți. Conferința audio de bază este în esență un apel conferință. Grafica audio, o altă formă de teleconferință, permite participanților să partajeze grafice, documente și videoclipuri în plus față de audio; și implică echipamente suplimentare, cum ar fi tablete electronice, scanere și terminale de date vocale.
E-mailul este un exemplu comun de teleconferință pe computer. Prin utilizarea unor echipamente suplimentare, în primul rând o cameră TV, o teleconferință video seamănă cel mai mult cu o întâlnire față în față, încorporând capacitatea de a vizualiza participanții în toate locațiile. Multe afaceri au o sală de videoconferință dotată permanent cu echipamentul necesar.
Multe avantaje ale teleconferințelor pentru școli și afaceri includ economiile de timp și costuri de călătorie pentru a aduce toți participanții într-o singură locație. În cazul unei probleme urgente, organizarea unei teleconferințe poate fi mult mai rapidă decât aranjarea unei întâlniri. Un alt avantaj este că, datorită accesibilității, o teleconferință permite unor grupuri mari de participanți să se simtă incluși în întâlniri și luarea deciziilor. Dacă este necesar, o școală sau o afacere poate cripta semnalele pentru a asigura securitatea comunicațiilor în timpul unei teleconferințe.
Atunci când alegeți echipamentul pentru o teleconferință, luați în considerare mai mulți factori. Dacă utilizați o cameră web, testați-o în prealabil pentru a determina dacă camera se află la o distanță acceptabilă. O linie telefonică cu fir este cea mai bună pentru claritate. Dacă este utilizat un telefon fără fir, fiți pregătit să schimbați frecvențele în cazul interferențelor în timpul teleconferinței.
Telefoanele celulare și difuzoarele ar trebui folosite ca ultimă soluție. Telefoanele celulare întâmpină frecvent interferențe, iar difuzoarele captează zgomotul de fundal și adesea produc ecouri. Microfoanele sunt utile în reducerea zgomotului de fundal.
O teleconferință necesită reguli specifice de etichetă. Fiecare participant ar trebui să anunțe când se înregistrează și se închide la o teleconferință. Cei implicați ar trebui să vorbească clar și încet, să evite vorbirea monotonă și să descrie orice limbaj corporal important pentru conversație. Datorită sensibilității echipamentelor telefonice, participanții ar trebui să evite zgomotele străine, cum ar fi trecerea cu degetul cu degetul prin documente sau baterea cu degetele sau cu un creion.
Este util din punct de vedere al angajamentului să folosiți numele participanților în timpul întâlnirii. Variați frecvent difuzorul pentru a nu pierde atenția. Solicitați în mod regulat feedback sau răspuns.