O tranzacție comercială este un schimb de valori care afectează poziția financiară a unei companii, cum ar fi schimbul de bani pentru bunuri sau servicii. Este activitatea de bază care definește statutul de a fi în afaceri. Contabilitatea este procesul de realizare a unei evidențe a tuturor tranzacțiilor comerciale de-a lungul timpului, plasate în categorii în scopuri fiscale.
Fiecare exemplu de schimb de bunuri sau servicii pentru o contraprestație valoroasă, cum ar fi bani, este o tranzacție comercială separată, care este important să fie înregistrată în întregime. Evidența tranzacțiilor este compusă din documente care susțin schimbul și evidența contabilă care plasează schimbul în categorii pe care un contabil le poate rezuma ulterior pentru raportarea financiară. Acest proces servește drept bază pentru multe dintre obligațiile legale ale afacerii, în special în ceea ce privește impozitele.
Majoritatea jurisdicțiilor care impozitează vânzările sau veniturile le impun prin lege să țină evidența tuturor tranzacțiilor comerciale. Deși modul în care o întreprindere își desfășoară afacerile și își gestionează contabilitatea este propria decizie, autoritățile fiscale solicită, de obicei, unei întreprinderi să țină evidența tranzacțiilor care sunt contemporane cu vânzările. Aceasta înseamnă că este puțin probabil să fie suficientă recrearea unei evidențe a vânzărilor la sfârșitul anului dacă este auditată de autorități. Crearea postumă a înregistrărilor tranzacțiilor comerciale poate fi ilegală atunci când este legată de o tentativă de fraudare a guvernului.
Autoritățile naționale și locale pot evalua impozite pe vânzări și venituri care depind în întregime de raportarea corectă a tuturor veniturilor și justificarea raportării cu înregistrarea tranzacțiilor sale comerciale. Urmărirea tranzacțiilor implică de obicei furnizarea unei evidențe a comenzilor de cumpărare sau a facturilor generate și primite și a oricărei chitanțe de vânzare emise. Într-un mediu de vânzare cu amănuntul, un client probabil va plasa o comandă în persoană și va primi o foaie de hârtie ca chitanță pentru achiziție. Magazinul va genera și o copie a chitanței care este păstrată în sistemul său.
Taxa pe vânzări, în special, este atât de importantă pentru guvernele care evaluează acest tip de impozit, încât acordă o atenție deosebită companiilor care efectuează tranzacții în principal în numerar. O tranzacție comercială poate include plata în numerar, cec sau o metodă electronică, cum ar fi prin card de credit sau de debit sau printr-un facilitator terță parte prin Internet. Plățile în numerar sunt singurul tip de plată care nu lasă o urmă automată de hârtie. În consecință, întreprinderile grele de numerar sunt vehicule populare pentru evadarea taxelor și spălarea banilor.