„Valoarea fiscală” este un termen care este folosit pentru a identifica valoarea unei înregistrări în ceea ce privește furnizarea de documentație pentru un anumit tip de tranzacție financiară. În mod obișnuit, înregistrările care au acest tip de valoare sunt păstrate cel puțin până când afacerea sau tranzacțiile relevante pentru acele documente au fost finalizate. În acel moment, documentele cu valoare fiscală pot fi codificate și arhivate în format hârtie sau arhivate în format electronic, permițându-le să fie recuperate cu ușurință în viitor, dacă este necesar.
Determinarea valorii fiscale a unui document presupune de obicei identificarea legăturii pe care documentul o are cu o anumită tranzacție. Acest lucru face posibil să se determine ce valoare, dacă există, are acel document în ceea ce privește furnizarea unui fel de dovezi cu privire la veridicitatea evenimentului, precum și furnizarea de dovezi cu privire la anumite detalii legate de acel eveniment. Din această perspectivă, valoarea fiscală este, de asemenea, de natură probatorie, servind drept bază pentru justificarea lanțului de evenimente care au loc odată cu evenimentul luat în considerare.
Deoarece valoarea fiscală se concentrează pe dovezile care înconjoară gestionarea unui fel de tranzacție financiară, se poate spune că documentele financiare de multe tipuri au acest tip de valoare. Facturile emise clienților se încadrează în domeniul larg al acestei definiții, deoarece oferă dovezi că tranzacția a avut loc și că plata este încă în așteptare. Factura continua sa aiba valoare fiscala pana in momentul in care plata clientului este primita si se inregistreaza in evidenta contabila. În acel moment, tranzacția este considerată finalizată, iar factura este acum considerată a fi de valoare istorică și poate fi arhivată pentru utilizare în alte moduri, cum ar fi documentația justificativă atunci când înregistrările contabile pentru perioada respectivă sunt auditate.
Multe companii recunosc înregistrările care documentează tranzacțiile financiare aferente unei perioade contabile ca fiind de valoare fiscală, cel puțin până când toată documentația și înregistrările contabile relevante pentru perioada respectivă au fost examinate de un profesionist și sunt stabilite a fi adevărate și complete. În funcție de legile și reglementările relevante pentru păstrarea înregistrărilor comerciale într-o națiune, acele documente pot fi păstrate fizic timp de câțiva ani după audit, făcând posibilă recuperarea lor atunci când și dacă este necesar. Procedând astfel, este mai ușor să reconstruiți lanțul de evenimente asociate cu fiecare tranzacție și să răspundeți cu autoritate la orice întrebări sau preocupări legate de tranzacțiile respective.