Majoritatea întreprinderilor necesită o sumă mică de numerar la îndemână pentru anumite cheltuieli, cum ar fi rechizite de birou și altele asemenea. Acest lucru este de obicei numit cash, iar cuvântul mic este o corupție a pronunției francezului petit, care înseamnă puțin sau mic. Majoritatea întreprinderilor mici au un fond de numerar de aproximativ 100 USD (USD). Afacerile mai mari, în special cele care au numeroase departamente, pot avea o cantitate semnificativă din acești bani deținute de diverși custozi.
Proprietarii de afaceri ar putea crede că cu greu ar fi necesar ca afacerea modernă să aibă o rezervă de numerar mic, deoarece este atât de ușor să folosești lucruri precum ATM-ul de afaceri sau cardurile de credit. Cu toate acestea, avantajul numerarului este că orice angajat îl poate folosi, în timp ce cardurile de companie tind să fie limitate la cel mult câțiva utilizatori. Numerele mici scutesc necesitatea de a oferi mai multor angajați acces la carduri de credit și maximizează numărul de angajați care pot fi angajați pentru a face o comisie pentru a obține ceva mic pentru afacere.
Ca și în cazul oricărei cheltuieli de afaceri, numerarul trebuie urmărit cu atenție. Când angajații îl folosesc, ei trebuie să furnizeze chitanțe pentru achizițiile lor. Mulți proprietari de afaceri sau depozitari de numerar trebuie, de asemenea, să țină un jurnal de jurnal al cheltuielilor. Alternativ, uneori fondurile sunt înregistrate printr-un sistem de voucher. Oamenii pot face mici achiziții din banii lor și pot fi rambursați prin completarea unui voucher. Fiecare voucher este o modalitate de urmărire a cheltuielilor pentru a vă asigura că se adună.
Afacerea de a vă asigura că suma de numerar este foarte importantă. Neurmărirea unde ajung banii poate duce cu ușurință la abuzuri. De obicei, companiile trebuie să se asigure că suma din orice chitanțe sau vouchere plus numerarul este întotdeauna egală cu suma totală permisă de numerar mic. Pe măsură ce tichetele sau chitanțele încep să crească și numerarul scad, afacerea completează suma în numerar și se asigură că toate cheltuielile au fost înregistrate corespunzător conform metodei contabile utilizate de companie.
Un alt lucru important este să vă asigurați că numerarul este depozitat într-un loc sigur. Numerarul este evident nesigur atunci când este lăsat într-o locație deschisă și ar trebui păstrat într-un seif, o cutie de bani sau ceva de genul unui sertar încuiat. De obicei, o persoană are acces la el și se numește custode. În unele afaceri, cum ar fi magazinele de vânzare cu amănuntul, există o cantitate semnificativă de numerar la îndemână, disponibilă în registre. Este posibil ca numerarul să fie păstrat în registru sau angajatorul ar putea pur și simplu să folosească fondurile registrului pentru cheltuieli mici, lăsând bonuri sau chitanțe care vor permite oricui să echilibreze fondurile registrului în mod egal atunci când magazinul sau registrul se închide.