O politică de achiziții este pur și simplu regulile și reglementările care sunt stabilite pentru a guverna procesul de achiziție de bunuri și servicii necesare unei organizații pentru a funcționa eficient. Procesul exact va încerca să minimizeze cheltuielile asociate cu achiziționarea acelor bunuri și servicii prin utilizarea unor strategii precum achizițiile în volum, stabilirea unei liste de vânzători și stabilirea protocoalelor de recomandă care ajută la menținerea stocurilor la un nivel scăzut, fără a pune în pericol funcția furnizorului. Operațiune. Atât companiile mici, cât și marile, precum și organizațiile non-profit folosesc în mod obișnuit un fel de politică de achiziții.
Nu există o singură modalitate corectă de a stabili o politică de achiziții. Factori precum dimensiunea afacerii, disponibilitatea vânzătorilor de a furniza bunurile și serviciile necesare și fluxul de numerar și creditul companiei vor influența adesea abordarea achizițiilor. Mărimea companiei este, de asemenea, probabil să facă o diferență în formarea politicii de achiziții, în sensul că o companie mică ar putea să nu fie capabilă să obțină reduceri de achiziții în volum pe care o mare corporație le poate gestiona cu relativă ușurință.
În mod similar, circumstanțele și obiectivele financiare ale afacerii sau entității influențează selecția sistemelor de achiziții. Unele sisteme sunt procese manuale simple, care folosesc metode mai vechi, cum ar fi un sistem de carduri flip pentru a urmări achizițiile, emiterea de articole către diferite departamente și un număr de stocuri care este utilizat pentru a planifica achizițiile viitoare. Astăzi, sistemele electronice fac posibilă urmărirea automată a tuturor acestor funcții, incluzând generarea automată de solicitări și comenzi de achiziție atunci când nivelurile unui anumit articol de inventar sunt scăzute la un anumit nivel.
Achizițiile electronice sunt o modalitate obișnuită de plasare și urmărire a comenzilor în prezent. Furnizorii stabilesc conexiuni de rețea cu clienții care fac posibilă interlinierea cu orice programe de achiziții utilizate de client și plasează automat comenzi, folosind internetul pentru a stabili conexiunea. Programele de acest tip fac, de asemenea, posibilă urmărirea rapidă a onorării comenzilor, a datelor de livrare și chiar revizuirea oricăror contracte de achiziții care sunt în vigoare în prezent.
Fie că politica de achiziții implică stabilirea procedurilor de achiziție pentru construcții, fie că guvernează achizițiile efectuate de un producător sau de o organizație de caritate, o politică solidă va aduce beneficii organizației prin menținerea costurilor în linie și definirea clară a modului în care vor fi făcute achizițiile. Pe măsură ce nevoile entității se modifică, există șanse mari ca politica de achiziții să fie ajustată pentru a răspunde acestor noi circumstanțe. Acest lucru este necesar pentru a vă asigura că politica continuă să funcționeze în interesul companiei sau al organizației non-profit și pentru a menține procesul de achiziție simplu și ordonat.