O politică de capitalizare face parte din procesul de achiziție a activelor unei companii. Orientările contabile naționale permit companiilor să înregistreze achizițiile de articole mari ca active, mai degrabă decât ca cheltuieli. Există adesea două standarde pentru o politică de capitalizare. În primul rând, articolul trebuie să dureze mai mult de 12 luni, ceea ce îl clasifică automat ca un activ pe termen lung, mai degrabă decât ca un activ curent. În al doilea rând, achizițiile trebuie să depășească o anumită limită de dolari, cum ar fi 3,000 USD de dolari SUA (USD), dar această sumă în dolari se poate modifica conform regulilor unei companii.
Companiile capitalizează activele pentru că le îmbunătățește profitul. Cheltuirea unei achiziții mari de active poate duce la o pierdere semnificativă de venit în contul de profit și pierdere al perioadei curente. Înregistrarea acestuia ca o cheltuială face, de asemenea, să pară că articolul nu are valoare în viitorul apropiat; acest lucru este însă inexact, deoarece compania se așteaptă ca articolul să dureze mai mult de 12 luni. Politica de capitalizare corectează aceste defecte și prezintă o imagine financiară mai bună a activelor companiei. Activele îmbunătățesc, de asemenea, bogăția economică a companiei, îmbunătățind bogăția economică a afacerii.
Politica de capitalizare a unei companii grupează de obicei activele în anumite categorii. Grupurile pot fi echipamente de producție, calculatoare, pachete de software, echipamente închiriate, echipamente fabricate sau reparații și întreținere pentru activele curente pe termen lung. Toate costurile asociate cu aceste elemente au sume specifice în dolari care îndeplinesc politica de capitalizare. Companiile pot actualiza politica privind inflația, ceea ce în mod natural crește costul articolelor achiziționate de companie. Managerii de departament primesc actualizări cu privire la politică pentru a se asigura că toate achizițiile viitoare de active îndeplinesc cerințele companiei.
Un departament de contabilitate necesită de obicei un formular autorizat ca parte a politicii de capitalizare. Formularul poate face sau nu parte din comanda de cumpărare autorizată de la echipa de conducere a unei companii. Aceste persoane aprobă toate achizițiile solicitate de angajați. Odată cu autorizarea comenzii de cumpărare, contabilii au adesea nevoie de un formular autorizat care să le permită valorificarea activului. Valorificarea incorectă a achizițiilor este o problemă majoră de denaturare financiară.
Amortizarea este adesea o parte a politicii de capitalizare a unei companii. În timp ce compania poate înregistra prețul de achiziție – și costurile pentru configurarea activelor, cum ar fi taxele de transport și de instalare – acestea trebuie să reprezinte utilizarea activului. Amortizarea este intrarea financiară care reprezintă utilizarea activelor capitalizate. În fiecare an, contabilii înregistrează o cheltuială care indică utilizarea activului. Înregistrarea creditează un activ contrar care reduce valoarea unui activ așa cum este listat în bilanțul companiei.