Uneori este necesar ca un angajat să suporte anumite cheltuieli pentru a desfășura afaceri zilnic. Conducerea unui vehicul personal pentru a face comisioane companiei sau pentru a efectua apeluri de vânzări este uneori necesar, dar poate fi o cheltuială costisitoare dacă un membru al personalului trebuie să plătească singur. Din când în când, este posibil ca oamenii să fie nevoiți să cumpere rechizite de birou sau să ridice materiale pentru o campanie sau un proiect și să folosească fonduri personale pentru a plăti articolele. Atunci când apar aceste tipuri de cheltuieli, majoritatea companiilor oferă rambursare angajaților.
Pe lângă achizițiile tangibile de afaceri, costurile de călătorie locale sunt adesea incluse într-un raport de cheltuieli pentru rambursarea angajaților. Despăgubirile pentru kilometraj, taxele de parcare și cheltuielile similare sunt de obicei eligibile. De asemenea, călătoriile în afara orașului legate de afaceri sunt, de asemenea, rambursate frecvent. Ofertele cum ar fi biletele de avion, cursele cu taxiul, gratuitățile, costurile de închiriere de mașini, cazarea la hotel și mesele la restaurante pot fi toate acoperite de planul de compensare al angajatorului.
Totuși, membrii personalului ar trebui să facă un punct pentru a înțelege politica de rambursare a angajaților înainte de a cheltui banii proprii. O companie are de obicei criterii specifice care subliniază ce cheltuieli este dispus să le acopere un proprietar de afaceri. Multe cheltuieli trebuie aprobate în avans pentru a împiedica oamenii să facă achiziții neautorizate, cum ar fi un birou nou, și apoi să se aștepte ca o companie să plătească pentru asta.
Deoarece proprietarii de afaceri stabilesc de obicei bugete interne, articolele scumpe care nu sunt autorizate pot pune o povară uriașă asupra finanțelor unei companii. Persoanele care nu respectă politicile de rambursare a angajaților sunt susceptibile să li se respingă cererile de rambursare. Același lucru poate fi valabil și pentru taxele de telefon excesive sau alte costuri care depășesc o alocație acceptabilă.
La sfârșitul fiecărei luni, angajaților li se cere de obicei să furnizeze managerilor rapoarte de cheltuieli completate. Acest formular standardizat este în cazul în care o persoană listează de obicei toate cheltuielile de afaceri pe care le-a suportat în timpul lunii. El ar trebui să includă motivul cheltuielilor financiare și orice numere de locuri de muncă asociate sau alți indicatori atunci când se referă la un anumit client sau proiect.
Toate chitanțele corespunzătoare colectate pe parcursul lunii ar trebui să fie atașate la cererea de rambursare a angajatului. În plus, orice autorizație scrisă ar trebui să fie, de asemenea, transmisă pentru verificarea cheltuielilor legitime pre-aprobate. Înainte de a preda rapoartele și chitanțele, este înțelept ca membrii personalului să facă copii ale tuturor documentelor în cazul în care documentele angajatorului sunt pierdute sau deplasate.