Scrierea ofertelor este o parte necesară a supraviețuirii și existenței multor companii. Companiile trebuie să câștige oferte pentru a rămâne în activitate, iar propunerile de licitație se fac prin scrierea ofertelor. Sursele de finanțare de la care se solicită ofertele sunt limitate, fiind necesară o ofertă scrisă bună. Asigurarea acestor fonduri pentru o corporație este, de asemenea, un proces dificil și competitiv, deoarece toate companiile au nevoie de bani la un moment dat.
Scrierea ofertelor este o abilitate care poate fi rafinată și consolidată cu timpul și practica. Unele companii au proprii lor redactori de oferte în cadrul companiei, în timp ce altele folosesc servicii care scriu oferte, solicitări de propuneri și șabloane de licitații. Cererea de propunere (RFP) este un document care face parte din procesul de licitație utilizat pentru depunerea unei propuneri pentru un anumit serviciu. Un șablon de cerere de propunere este de obicei similar cu un șablon de licitație sau cu un șablon de propunere generală. Acestea constau în formate de bază pe care redactorul licitației le poate folosi ca punct de plecare și de aici adaptează stilul de scriere și limbajul la compania pe care o reprezintă.
Deoarece scrierea ofertelor de obicei trebuie făcută într-un termen limită scurt pentru a asigura fondurile necesare, companiile apelează adesea la servicii de scriere pentru a scrie ofertele pentru ele. Aceste servicii vor include adesea consultanță pentru licitație, un chestionar de precalificare, cererea de propuneri, o depunere a invitației la licitație (ITT), corectare, editare, cercetare, pregătire a tuturor documentelor și formare de prezentare. Uneori, compania trebuie să-și prezinte oferta înaintea grupului care oferă finanțarea. Organizația care se ocupă de redactarea ofertei este adesea dispusă să ofere sesiuni de instruire pentru companie cu privire la cele mai bune tactici și strategii de utilizat atunci când prezintă oferta.
Înainte de a avea loc scrierea ofertei, o companie trebuie să adune toate înregistrările și datele financiare, inclusiv declarațiile fiscale și informațiile privind salariile. De asemenea, trebuie să se obțină un formular de ofertă și o fișă de propunere de ofertă, care prezintă toate regulile care trebuie urmate în ofertă. Persoana sau organizația care scrie oferta trebuie să ia în considerare și rapoartele de inspecție. Adesea, ofertele nici măcar nu vor fi luate în considerare decât dacă oferta conține un raport de inspecție adecvat al clădirii sau biroului de unde este emisă oferta.
Toți condițiile ofertei trebuie descrise în mod explicit în document, deoarece corespondența verbală nu este întotdeauna respectată. Cel mai bun sfat pentru scrierea ofertelor este să vă îngrijiți devreme. Nu așteptați până se apropie termenul limită pentru că oferta va fi grăbită, iar evaluatorii vor observa. Ofertele ar trebui să fie bine planificate; acest lucru se realizează adesea cel mai bine prin utilizarea unui contur înainte ca scrierea să aibă loc. Asigurați-vă că scrierea este persuasivă și atrăgătoare, deoarece cele mai de succes oferte atrag imediat atenția cititorilor.