Se estimează că mulți utilizatori de computere, în special în organizațiile mari, pot avea 10 până la 20 de ID-uri de utilizator. Fiecare dintre acestea necesită propria sa parolă. Ca atare, amintirea tuturor acelor ID-uri de utilizator și parole poate fi descurajantă. Sincronizarea parolelor este o modalitate de a face viața unui utilizator de computer puțin mai ușoară prin sincronizarea parolelor, astfel încât toate să se potrivească în mai multe sisteme.
Avantajele sincronizării parolei sunt clare. Cei care fac acest lucru tind să-și amintească mai ușor parolele. De asemenea, deși unii spun că o parolă uniformă pentru un utilizator ar putea scădea securitatea, sincronizarea parolei poate contribui de fapt la îmbunătățirea securității, deoarece vor exista mai puține motive pentru ca utilizatorii să noteze parolele.
Deși este posibil să se realizeze sincronizarea parolei manual, există aplicații software care au fost dezvoltate pentru a automatiza procesul. Software-ul funcționează de obicei într-unul din două moduri, printr-un proces transparent sau un proces bazat pe Web. Procesul transparent de sincronizare a parolei începe să funcționeze după ce are loc o schimbare a parolei într-o aplicație. Apoi merge și schimbă toate celelalte parole pentru care este configurat. În procesul bazat pe Web, parolele sunt schimbate de către utilizator pe Internet.
Procesul simplificat poate economisi și bani. Dacă un utilizator trebuie să schimbe până la 20 de parole în mod individual, asta poate dura o perioadă enormă de timp. Adesea, sistemele solicită utilizatorilor să-și schimbe parolele periodic pentru a reduce riscul accesului neautorizat. Cu toate acestea, atunci când sincronizarea parolei are loc dintr-o dată, utilizatorii pot reveni la scopul lor inițial mult mai repede. Acest lucru poate ajuta o afacere să crească productivitatea.
Pe lângă sincronizarea parolei, software-ul poate ajuta administratorii în alte moduri. Software-ul poate detecta când apare o cerință de schimbare a parolei și poate trimite un memento prin e-mail utilizatorului. Acest lucru poate permite utilizatorului să se ocupe de această sarcină administrativă într-un moment în care, poate, nu sunt atât de ocupați, oferind un pic de flexibilitate utilizatorului.
În plus, în timp ce utilizatorii pot folosi un sistem de sincronizare a parolelor pentru a-și schimba toate parolele simultan, poate exista o situație în care un utilizator trebuie să mențină o parolă care este separată sau nu la fel cu ceilalți. De asemenea, software-ul de sincronizare a parolelor poate lua în considerare acest lucru, permițând utilizatorilor să schimbe doar acele parole dorite.