Software-ul de prezentare este un instrument folosit pentru a crea prezentări vizuale. Aceste prezentări sunt de obicei livrate într-un format de prezentare de diapozitive și pot fi create cu o varietate de programe. Programele fac posibilă combinarea elementelor text și grafice pentru a transmite informații importante unui grup de oameni simultan. Utilizările obișnuite pentru acest tip de software includ predarea unui concept nou sau complex unui grup de studenți, anunțarea lansării unei noi campanii de produs sau serviciu către angajați, instruirea angajaților cu privire la concepte cheie sau politici noi sau prezentarea unei propuneri unui grup.
Software-ul de prezentare a diapozitivelor este disponibil atât pentru platformele PC, cât și pentru Mac. Opțiunile includ Microsoft Office PowerPoint®, Apple KeyNote® și prezentarea Google Docs™. O opțiune open source populară pentru cei care au nevoie de capacitatea de a crea prezentări de diapozitive fără costul ridicat al unui software de prezentare comercial este Open Office Impress. Prezentarea Google Docs™ este, de asemenea, gratuită, deoarece face parte din linia de servicii Google Docs™.
Fiecare software de prezentare permite utilizatorilor să dezvolte o prezentare de diapozitive; cu toate acestea, metodele de vizualizare a prezentării pot varia de la program la program. Atât software-ul PowerPoint®, cât și programele Impress permit ca prezentarea să fie vizualizată pe tot ecranul pe un monitor de computer, unde prezentatorul poate fie să aibă cronometrarea modificărilor diapozitivelor, fie să facă clic pe ele. Prezentarea poate fi mutată pe un ecran mai mare prin conectarea monitorului la alt ecran.
Unele programe permit ca prezentarea să fie exportată în Adobe® Flash® sau format de document portabil (PDF) pentru distribuție și vizualizare individuală. Prezentarea Google Docs™ permite ca prezentările să fie salvate în format PowerPoint®, astfel încât programul nu este necesar pentru a crea prezentarea, dar este o opțiune pentru cei care doresc să o vizioneze. Prezentările bazate pe Adobe® Flash® pot fi cele mai bune pentru prezentările de diapozitive care vor fi vizualizate online, deoarece majoritatea oamenilor au Adobe® Flash® player instalat pe sistemele lor computerizate.
Atunci când software-ul de prezentare este utilizat pentru a crea o prezentare pentru un seminar web sau un webinar, utilizatorii se pot înscrie la un serviciu care le permite să stea conferințe cu alții și să partajeze ecranul. Aceasta înseamnă că participanții la webinar pot viziona prezentarea pe ecranul computerului lor în timp ce ascultă sunetul cu un apel telefonic. Aceste seminarii web pot fi înregistrate pentru a afișa atât prezentarea, cât și sunetul de la apelul telefonic în scopuri de vizionare arhivată.
Software-ul de prezentare face abilitatea de a comunica mesaje unui grup de persoane mult mai simplă decât alte metode de livrare. Abilitatea de a combina text și grafică face ca prezentarea să fie atrăgătoare din punct de vedere vizual. Vederea prezentării în timp ce aud despre ea îi ajută atât pe cei care învață vizual, cât și pe cei audio să absoarbă informațiile.