Software-ul de prezentare de afaceri include orice aplicație software care permite unui utilizator să creeze sau să afișeze o prezentare de afaceri. Acesta este utilizat în general în sălile de consiliu sau întruniri și poate include o mare varietate de aplicații software. Una sau mai multe pot fi utilizate la orice prezentare dată.
Unul dintre cele mai comune tipuri de software de prezentare de afaceri este prezentarea de diapozitive. Multe ediții de bază ale acestui tip de software se găsesc standard pe majoritatea computerelor și permit utilizatorilor să adauge imagini, text și sunet pentru a demonstra un punct. Fotografiile și graficele pot include lucruri precum diagrame circulare și rezultate ale sondajului luate înainte de prezentare.
Alte programe software de prezentare de afaceri permit utilizatorilor să creeze totul într-un singur loc. Aceasta ar include expoziții de diapozitive, grafice, diagrame și suporturi interactive precum videoclipuri și discuri CD-ROM. Adesea este, de asemenea, posibil să se creeze materiale suplimentare, inclusiv materiale tipărite și materiale de instruire.
Beneficiile utilizării unui software specializat de prezentare de afaceri în comparație cu crearea unei prezentări de la zero au de-a face în primul rând cu aspectul produsului finit și cu ușurința cu care poate fi realizat. Găsirea sau realizarea de elemente grafice și inserarea lor într-o prezentare de diapozitive sau într-o imprimare poate fi dificilă și, dacă este făcută incorect, comică. În plus, este foarte ușor să omiteți diapozitivele, să adăugați prea multe diapozitive sau să amestecați diapozitivele astfel încât să apară la momentul nepotrivit. Software-ul de prezentare a afacerilor elimină practic aceste riscuri.
În cele mai multe cazuri, software-ul de prezentare de afaceri prezintă, de asemenea, grafice, șabloane și diagrame mai impresionante decât cele care ar putea fi create de la zero de către angajatul obișnuit. Acest lucru permite profesioniștilor de afaceri să ofere prezentări mai eficiente, cu imagini și text convingătoare; un punct care este deosebit de important atunci când este prezentat potențialilor clienți sau cumpărători ai unui bun sau serviciu.
Afacerile de toate dimensiunile pot beneficia de utilizarea software-ului de prezentare a afacerilor și, de asemenea, există o multitudine de opțiuni de program cu etichete de preț la fel de variate. Software-ul de bază pentru prezentarea de diapozitive poate fi descărcat gratuit de pe site-urile shareware, dar este limitat la grafica și fotografiile pe care le are la îndemână creatorul prezentării. Acest lucru poate să nu pună o problemă pentru întreprinderile mai mici sau pentru prezentări foarte simple.
Software-ul de prezentare de afaceri care include grafică, fotografii, șabloane și alte elemente mai strălucitoare poate rula de la câteva sute la câteva mii de dolari SUA, în funcție de producătorul software-ului și de posibilele utilizări ale acestuia. Aceste opțiuni mai scumpe se dovedesc, în general, a fi o investiție înțeleaptă pentru companiile cu mai mulți bani care merg pe o prezentare eficientă. Înainte de a pune bani pentru unul dintre aceste programe, este o idee bună să faceți cumpărături, să obțineți recomandări de la colegi și să citiți recenziile clienților pentru fiecare program.