Software-ul pentru personal oferă o varietate de soluții concepute pentru a colecta, organiza și gestiona o serie de date referitoare la angajați. Aplicațiile specializate pot fi folosite pentru a automatiza multe sarcini legate de personal în toate tipurile de organizații. Aplicațiile de gestionare a personalului sunt utilizate de companii din aproape fiecare sector al economiei, inclusiv organizații nonprofit, companii private și entități guvernamentale. Denumite uneori software de resurse umane, aceste aplicații cuprind o mare varietate de produse.
Acestea sunt în mod special orientate spre automatizarea multor sarcini de rutină și repetitive necesare pentru a funcționa eficient și eficient cu personalul. De obicei, multe dintre produsele software de bază pentru personal sunt centrate pe sarcini care sunt aspectele care consumă cel mai mult timp în gestionarea personalului. Diverse caracteristici permit utilizatorilor să computerizeze locurile de muncă obișnuite, cum ar fi prezența, orele suplimentare și să monitorizeze orele de boală și de concediu. Alte atribute includ capacitatea de a avea acces la informații despre salariul total, distribuția salariilor între departamente și pachetele de beneficii pe individ și grupuri.
Aplicațiile software pentru personal mai sofisticate au mai multe module care ajută utilizatorii să mențină și să urmărească o gamă extinsă de date, inclusiv informații despre recrutare, beneficii și instruire. Aceste module specializate oferă multe avantaje; de exemplu, modulul de recrutare simplifică procesul de găsire, selectare și angajare de noi talente pentru companii. Recrutorii de personal sunt împuterniciți să urmărească candidații pe parcursul întregului proces și să minimizeze orice greșeli atunci când iau decizii de angajare în procesul de angajare. Multe tipuri de software permit utilizatorilor să migreze noi angajați din modulul de recrutare în componenta de personal
Modulul de instruire permite personalului de resurse umane să documenteze nevoile de formare și realizările forței de muncă de orice dimensiune. Prin utilizarea software-ului creat special pentru urmărirea și monitorizarea funcției de formare, departamentul are capacitatea de a identifica lacunele de competențe cu lucrătorii individuali și între departamente. Acest lucru asigură că fiecare angajat primește îndrumarea și instrucțiunile de care au nevoie pentru a lucra într-o manieră optimă.
Cumpărătorii de software pentru personal trebuie să ia în considerare ce calități sunt importante pentru organizațiile lor. Considerațiile tehnice includ compatibilitatea cu hardware-ul existent al organizației și ușurința interfeței cu utilizatorul. Multe aplicații ajută clienții să interacționeze cu succes cu produsele prin utilizarea unor vrăjitori care ghidează utilizatorii prin configurarea și modul de utilizare a diferitelor module. Managerii și directorii ar putea dori, de asemenea, să știe ce tip de rapoarte săptămânale sau trimestriale sunt disponibile și în ce formate. Alte elemente pe care trebuie să le căutați sunt: disponibilitatea contractelor, scrisori formular și șabloane gata de utilizare. Clienții au de obicei capacitatea de a personaliza documente generice și de a stoca imagini scanate ale materialelor importante. Securitatea datelor este, de asemenea, o problemă care trebuie abordată de administratorii de securitate ai organizațiilor client.