Specificarea procesului este furnizarea de instrucțiuni clare și detaliate care să permită oricui să urmeze o serie de pași pentru a finaliza o sarcină, cum ar fi asamblarea unui obiect sau formatarea corectă a unui raport. Acești pași pot urma un set rigid de reguli pentru a le face cât mai standardizate posibil, astfel încât un cititor să le poată înțelege cu ușurință. În alte cazuri, specificația procesului poate include limbaj nestandard sau subiecte de discuție și poate fi mai puțin ușor de înțeles la nivel universal.
Într-o specificație de proces, cititorul urmează o serie de pași prevăzuți sub forma unei diagrame de flux. La fiecare pas, pot exista furci care să reflecte abordări diferite ale procesului sau diferite produse finale. Dacă cititorul urmează întocmai pașii, va termina cu un produs final care ar trebui să nu se distingă de cel produs de o altă persoană care urmează aceleași direcții. Specificațiile procesului pot permite produse fabricate individual sau pot oferi instrucțiuni pentru producția de masă folosind echipamente de producție.
Producătorii folosesc specificațiile de proces pentru a asigura finalizarea standardizată și precisă a proiectelor. Acest document poate fi trimis la o altă fabrică, care va putea produce exact același produs final urmând pașii. Pașii detaliază tipurile de materiale de utilizat, culorile acestora și metoda de asamblare, pe lângă faptul că oferă desene detaliate și discuții despre tehnicile de fabricație. Orientările clare ale documentului fac posibilă reproducerea produselor fără instrucțiunile personale ale unei persoane cu experiență în fabricarea acestora.
Fabricarea nu este singura sarcină care poate fi standardizată cu specificațiile procesului. Dezvoltarea de software, generarea de documente și alte sarcini pot fi finalizate cu ghiduri de natură similară. În toate cazurile, scopul este de a crea direcții clare, ușor de înțeles, care vor fi executate de către oricine cu pregătire de bază în acea zonă de interes. Un asistent administrativ familiarizat cu programele de procesare a textului, de exemplu, poate urma instrucțiunile pentru a crea un raport pentru utilizarea administratorilor.
Redactarea unei specificații de proces necesită o înțelegere detaliată a procesului și a limbajului folosit în acea industrie. Pentru unele procese, sunt disponibile ghiduri de terminologie și convenții standardizate. Acestea pot fi o resursă utilă atât pentru personalul care pregătește specificații, cât și pentru membrii personalului care ar putea avea nevoie să le citească și să le respecte. Dacă apar întrebări legate de specificația procesului, ghidul poate oferi adesea răspunsul prin definirea limbajului folosit și permițând cititorului să înțeleagă exact ce înseamnă o anumită declarație.