O diagramă a procesului de afaceri descrie vizual procesele de afaceri într-o manieră pas cu pas cu scopul de a le îmbunătăți și poate fi creată de orice organizație pentru orice proces. Diagramele de proces variază în complexitate și format, astfel încât formatul, domeniul de aplicare și nivelul de detaliu trebuie stabilite înainte de începerea creării. Odată ce parametrii au fost setați, etapele procesului secvenţial pot fi documentate grafic și ulterior analizate. Diagramele pot fi create folosind o varietate de tehnici, folosind note lipicioase, hârtie sau software de calculator specializat. Adesea, echipe mici de oameni creează diagramele pentru a asigura minuțiozitatea.
Definirea domeniului și limitelor diagramei procesului de afaceri implică înțelegerea intrărilor, interacțiunilor și ieșirilor procesului ales. Este posibil ca procesele foarte complexe sau cele care apar la mai multe niveluri organizaționale să fie împărțite în mai multe diagrame. Considerarea inițială a proceselor de diagramă și a domeniului acestora poate asigura că beneficiile depășesc costurile creării.
Indiferent de nivelul de detaliu, o diagramă a procesului de afaceri este la fel de benefică ca și informațiile care intră în ea. Prin urmare, cartografierea echipelor cu membri din diferite etape ale procesului poate oferi informații valoroase pe care un singur creator le-ar putea pierde. Cu toate acestea, în ciuda dimensiunii procesului sau a numărului de angajați implicați, echipele ar trebui să rămână suficient de mici pentru a fi gestionabile.
O diagramă a procesului de afaceri poate fi creată pe hârtie, cu note lipicioase sau prin programe de calculator și software specializat pentru procesele de afaceri. Beneficiile lucrului cu hârtie sau note lipicioase includ viteza de creare, timpul de educație mai scurt și ușurința de manipulare. Diagramarea computerizată include un proces de educație mai lung, dar sporește longevitatea, ușurează transmiterea informațiilor și poate fi conectată direct în software-ul de management al proceselor de afaceri.
Un alt aspect al formatării include alegerea unei notații de modelare. Business Process Modeling Notation, creat de Business Process Management Initiative, este un exemplu de sistem de notație grafică standardizată pentru diagramele de proces. Sistemele de notație standardizate pot facilita comunicarea interdepartamentală sau între afaceri a diagramei după finalizare. De exemplu, Business Process Modeling Notation folosește dreptunghiuri pentru a reprezenta activități, romburi pentru a reprezenta decizii și diverse săgeți pentru a afișa secvența. Există totuși și alte forme de notație standardizată; notația poate fi și improvizată.
Odată ce sfera de aplicare, formatul și echipa de cartografiere au fost selectate, etapele procesului pot fi reprezentate grafic pentru a completa diagrama. Brainstormingul diferitelor etape ale procesului cu echipa de cartografiere este o modalitate de a finaliza documentația. Respectarea standardelor de notație alese în această etapă poate ajuta, de asemenea, la eficientizarea creării. Nivelul de detaliu necesar pentru harta procesului va dicta informațiile necesare la fiecare pas, care pot include decalaje, impresii ale clienților și influențe externe.
Mai multe schițe și revizuiri ale diagramei de proces pot asigura că toți pașii au fost documentați. O modalitate de a realiza acest lucru este parcurgerea procesului în timp real cu echipa de cartografiere. Dacă procesul face acest lucru imposibil, evaluarea poate fi realizată prin distribuirea de copii ale diagramei procesului de afaceri între membrii echipei sau angajați. Completarea diagramei procesului de afaceri oferă utilizatorilor o vizualizare a procesului de afaceri de la început până la sfârșit, ceea ce poate ajuta la gestionarea și optimizarea procesului de afaceri.