Documentația procesului de afaceri este procesul de creare a unei înregistrări scrise a pașilor asociați cu un anumit proces sau procedură de afaceri. O astfel de documentație ajută la standardizarea procedurilor și la stabilirea celor mai bune practici. Sfaturile pentru crearea unor documente de proces clare și eficiente includ utilizarea unui limbaj ușor de înțeles, solicitarea de către mai multe părți să revizuiască documentația și scrierea atât a documentelor detaliate, cât și a fișelor de cheat simplificate.
Multe companii creează documentația procesului de afaceri în scopuri de instruire. Aceasta înseamnă că multe persoane care pot avea niveluri de înțelegere foarte diferite sunt susceptibile să citească documentele. Pentru a asigura o eficacitate maximă, documentele procesului ar trebui să fie ușor de înțeles de către oricine care ar putea să le folosească.
Experții recomandă adesea redactarea unor astfel de documente folosind un limbaj echivalent cu un nivel de citire din clasa a IX-a. De asemenea, scriitorii ar trebui să evite utilizarea jargonului tehnic sau industrial. Atunci când trebuie utilizate acronime sau termeni din industrie, acestea ar trebui mai întâi definiți clar. De asemenea, este înțelept să includeți o listă de definiții atunci când creați documentația procesului de afaceri.
În timp ce documentația procesului de afaceri este adesea completată de o persoană calificată în dezvoltarea unor astfel de documente, este important ca alții să revizuiască documentele înainte de a fi puse în uz comun. Dacă persoana care scrie documentația nu este un expert în procesul documentat, un astfel de expert ar trebui să efectueze o revizuire pentru a se asigura că conținutul este corect din punct de vedere tehnic. Documentele ar trebui să fie, de asemenea, revizuite de cel puțin o persoană care nu este complet familiarizată cu procesul, astfel încât să poată fi identificate orice instrucțiuni neclare sau pași lipsă.
Documentele detaliate sunt o parte esențială a documentației procesului de afaceri. Documentele explică toți pașii implicați într-un proces și pot oferi, de asemenea, informații suplimentare, cum ar fi cerințele programelor software, restricțiile legale și informațiile de contact pentru diferiți pași. Deși documentele sunt esențiale pentru o explicație completă a procesului, ele pot fi prea lungi sau voluminoase pentru a fi utilizate zilnic.
O soluție la această problemă este de a crea o foaie de cheat care să abordeze doar pașii cei mai critici și să servească drept memento odată ce întreaga documentație a procesului a fost citită. Aceste fișe ar trebui să ofere o modalitate ușoară de a găsi informații de bază despre fiecare pas. Poate fi înțelept să furnizați numărul paginii sau al capitolului în care informațiile pot fi găsite în documentația completă, astfel încât cititorul să aibă o referință dacă are nevoie de detalii suplimentare. Astfel de foi sunt adesea prezentate sub formă de diagrame de flux sau contururi.