Un act de achiziție este un set de reglementări care dictează modul în care un guvern local sau regional obține bunuri și servicii. Politicile și procedurile unui act de achiziții pot include responsabilitățile consiliului care aprobă contractele de achiziție de bunuri și servicii. De asemenea, detaliază, de obicei, procesul pe care trebuie să-l urmeze fiecare entitate comercială pentru a licita și pentru a asigura contractele cu guvernul. Pentru unele guverne locale sau regionale, actul poate detalia și responsabilitățile agenției de guvernare care administrează contractul.
Reglementările privind achizițiile pentru obținerea de bunuri și servicii pot varia în funcție de țară. În general, regulamentele conturează fiecare parte a procesului de licitație și contractare. Aceste reglementări descriu de obicei rolul consiliului de administrație, atribuțiile agenției de guvernare și procedurile pentru entitățile comerciale care participă la procesul de licitație.
În majoritatea țărilor, consiliul de administrație este organul de conducere însărcinat cu supravegherea achiziționării de bunuri sau servicii prin contracte guvernamentale. Consiliul asigură de obicei un proces echitabil în atribuirea contractelor guvernamentale către entități comerciale. În general, consiliul de administrație selectează contracte care sunt favorabile și eficiente din punct de vedere al costurilor.
Metodele descrise în actul de achiziții subliniază în mod normal modul în care consiliul de conducere solicită companiilor să participe la procesul de licitație. Unele acte de achiziții prevăd anunțuri deschise publicului pentru a licita pentru obținerea contractelor guvernamentale. Alte reglementări pot impune licitații restricționate atunci când există un număr limitat de furnizori posibili calificați în furnizarea de bunuri și servicii.
Atunci când există excepții de la metodele standard ale procesului de licitație, actul de achiziție detaliază de obicei metodele de solicitare. Aceste excepții limitează de obicei accesul la procesul de licitare pentru un grup select de companii. Excepțiile pot include cereri speciale de propuneri și achiziții de urgență.
În cele mai multe cazuri, entitățile comerciale care și-au exprimat anterior interesul de a furniza anumite bunuri sau servicii primesc cereri de propuneri (RFP). Guvernul poate cere acestui grup select de întreprinderi să trimită o propunere fără a solicita alte companii. Consiliul poate aplica metodele standard de aprobare pentru a atribui un contract din cererile de propuneri.
De obicei, o achiziție de urgență este acceptabilă atunci când există o nevoie urgentă de bunuri și servicii. Circumstanțele dincolo de controlul guvernului care ar putea afecta siguranța publică se pot califica pentru achiziționarea de servicii de urgență, cum ar fi un dezastru natural. Includerea acestei excepții în reglementările privind achizițiile poate oferi consiliului de conducere libertatea de a furniza bunuri sau servicii către public. Menținerea calității vieții lor anulează perioada de timp necesară pentru a finaliza procesul standard de licitare.
Majoritatea reglementărilor privind achizițiile pot descrie funcțiile și responsabilitățile agenției guvernamentale care execută contractul cu o entitate comercială. Personalul agenției administrează de obicei metodele de plată și furnizare necesare contractelor atribuite. Agenția guvernamentală se poate asigura, de asemenea, că entitățile comerciale respectă reglementările privind achizițiile atunci când furnizează bunuri și servicii.