Un sistem de contabilitate standard utilizează în mod obișnuit o serie de registre și jurnale pentru a reține diverse informații care se referă la tranzacțiile comerciale. Un registru subsidiar de creanțe este o astfel de carte contabilă care se încadrează într-un cont de control. Conturi de încasat listează toți clienții care datorează companiei bani pentru achizițiile anterioare. Registrul subsidiar al conturi de încasat păstrează informații specifice pentru fiecare dintre acești clienți. Informațiile din fiecare registru subsidiar se referă doar la un singur client și, de obicei, dețin informații pentru începutul relației clientului cu compania.
Un cont de control pentru registrul subsidiar de conturi de încasat este de obicei contul principal de conturi de încasat. Contul principal este pur și simplu un total agregat al tuturor soldurilor restante din fiecare registru subsidiar. De exemplu, dacă o companie are 100 de clienți care datorează bani, fiecare client are o listă de creanțe care indică suma curentă datorată de client. Contul principal preia toate soldurile individuale și le reunește într-un singur număr care merge în bilanțul companiei. Mai puține informații sunt în contul principal de control în registrele contabile decât în registrul subsidiar.
Registrul subsidiar de creanțe poate fi specific fiecărei companii din mediul de afaceri. Nu există într-adevăr un set specific de informații care trebuie să fie incluse în registrul subsidiar, cu excepția cazului în care există anumite standarde naționale de contabilitate pentru această practică contabilă. Companiile le pot construi în jurul informațiilor care se potrivesc cel mai bine nevoilor celor care examinează aceste date. În unele cazuri, anumite informații pot fi necesare în registrul subsidiar de creanțe, așa cum este solicitat de o firmă de contabilitate publică. Firmele de contabilitate publică tind să ofere îndrumări pentru înființarea registrelor subsidiare, astfel încât fiecare companie se încadrează în anumite legi de conformitate în mediul de afaceri.
Un alt registru subsidiar strâns legat de registrul subsidiar al conturilor de încasat este rezerva pentru conturi îndoielnice. Acest cont afișează toate persoanele care întârzie să-și achite soldurile inițiale ale creanțelor din conturile deschise. Acest registru secundar secundar reduce soldul activelor contului principal de creanțe. În funcție de politicile contabile ale unei companii, bilanțul poate arăta doar diferența dintre contul principal de creanțe și totalul provizioanelor pentru conturi îndoielnice. O dezvăluire poate fi necesară pentru a informa părțile interesate despre suma de bani pe care o companie nu se va aștepta să o primească din vânzările anterioare; această sumă are ca rezultat pierderea de numerar pentru cheltuielile de afaceri.