Rolul principal al coordonatorului schimbării este de a coordona fluxul de documente în jurul oricăror modificări aduse unui proiect în derulare sau unui sistem mare. Pentru a avea succes în acest rol, el sau ea trebuie să fie orientat către detalii, să-i placă să lucreze cu proiecte complexe și să aibă abilități excelente de multi-tasking. Managementul schimbării este procesul de control și gestionare a schimbării, iar această poziție este critică în acest proces.
Nu există un program de pregătire specific pentru a deveni coordonator de schimbare. În schimb, marea majoritate a angajatorilor solicită coordonatorului schimbării să fi absolvit o educație post-secundară formală într-un domeniu conex. Acestea pot include contabilitate, afaceri, management sau sisteme informatice informatice. Aceste programe pot fi finalizate fie la nivel de universitate, fie la nivel de colegiu comunitar și durează de obicei trei până la patru ani de studii cu normă întreagă.
Cele trei sarcini principale pentru un coordonator de schimbare sunt implementarea unui proces de management al schimbării, proiectarea procesului de afaceri pentru a-l sprijini și asigurarea conformității. Detaliile procesului vor varia, dar vor exista întotdeauna persoana care solicită modificarea, managerul de proiect responsabil cu revizuirea cererii și notificarea echipei cu privire la starea cererii. Majoritatea companiilor proiectează un formular cu mai multe părți sau un flux de lucru electronic pentru a gestiona acest proces.
Există două aspecte ale managementului schimbării care trebuie să existe pentru ca acesta să funcționeze corect: documentarea cererii și aprobarea corespunzătoare. Documentația cererii trebuie să includă elementul efectiv care urmează să fie schimbat, raționalitatea de afaceri pentru cerere și beneficiile și riscurile așteptate inerente cererii. Orice schimbare trebuie să aibă un beneficiu clar, fie prin îmbunătățirea unui proces, fie prin rezolvarea unei probleme.
Procesul de aprobare este esențial în managementul schimbării și este responsabilitatea coordonatorului schimbării să se asigure că toate cererile sunt aprobate de persoana corespunzătoare. Prin solicitarea aprobării personalului superior, toate solicitările trebuie explicate unui membru al echipei de management, care poate avea o perspectivă diferită și poate vedea riscuri sau beneficii suplimentare. În plus, acest proces reduce riscul ca personalul să solicite o schimbare care va reduce controalele interne.
Asigurarea conformității este o parte importantă a rolului coordonatorului schimbării. El sau ea este responsabil pentru emiterea numerelor de urmărire pentru modificări și revizuirea planurilor de proiect pentru a se asigura că toate cererile de modificare au un număr alocat. În plus, este important să se valideze că aprobatorul este responsabil pentru zona care va fi afectată de cererea de modificare. De exemplu, managerul de etaj nu ar trebui să poată aproba o cerere de modificare a sistemului financiar central, deoarece el sau ea nu este responsabil pentru acea zonă.