Un document de colectare însoțește un transport care detaliază informații esențiale și obligațiile de plată asociate. Astfel de documente oferă o listă a tot ceea ce se află în transport, cu note speciale, dacă este necesar, și totalul datorat. Aceasta poate include costurile pentru produse, împreună cu taxele de transport și manipulare. Cumpărătorii și vânzătorii își pot consulta înregistrările pentru a confirma că se potrivesc atunci când trimit plăți și efectuează alte activități. Numerele unice de referință le permit să comunice despre dispute și alte probleme.
Cumpărătorii primesc o copie a documentului de colectare împreună cu expedierea. De obicei, detaliază informațiile complete de contact pentru cumpărător și vânzător, împreună cu ceea ce a fost în expediere. În cazul în care vânzătorul trebuia să facă înlocuiri sau să pună produse pe comandă în așteptare, acest lucru poate fi menționat în documentație. Legea poate solicita alte dezvăluiri, inclusiv termene de plată. Multe firme folosesc formulare standardizate pentru a se asigura că toate informațiile cerute de lege vor fi prezente.
Documentația informează cumpărătorii câți bani sunt datorați și oferă informații despre termenul limită și unde să le depună. Ele pot acționa și ca dovadă oficială a transferului de proprietate. Prin acceptarea documentului de expediere și colectare, cumpărătorul este de asemenea de acord să plătească. Dacă există o problemă cu expedierea, cumpărătorul poate fi nevoit să depună o reclamație într-un interval de timp stabilit pentru a se califica pentru despăgubire, cum ar fi o reducere a facturii pentru a reflecta faptul că expedierea nu a fost completă.
Pe lângă cumpărători și vânzători, alte părți ar putea dori să vadă și acest document. Cumpărătorii care intenționează să folosească o linie de credit pentru plată, de exemplu, ar putea fi nevoiți să trimită documentul de colectare pentru a dovedi că expedierea a avut loc și pentru a furniza documentația. Din perspectiva băncii, acest lucru poate fi important dacă cumpărătorul încearcă ulterior să conteste plata. De asemenea, reprezentanții asigurărilor pot solicita copii, la fel ca și inspectorii de transport maritim, care au nevoie de documentație cu privire la ceea ce trece prin porturile lor.
Astfel de formulare sunt adesea produse în mai multe copii pentru a permite vânzătorilor să-și păstreze copiile, oferind cumpărătorilor multipli pentru înregistrări, trimitere cu plată și licitare către agențiile de reglementare, dacă este necesar. Cumpărătorii trebuie să se asigure că copiile documentelor de colectare pe care le primesc sunt corecte și complete, cu toate informațiile necesare. Dacă există discrepanțe, ei pot aduce acest lucru în discuție cu vânzătorii. Păstrarea unor astfel de documente este recomandată pentru a furniza dovada tranzacției în cazul unor dispute cu privire la proprietate, plată, obligația fiscală și alte probleme.