În general, un element de cost este doar un factor în costul unui proces. De exemplu, costurile de depozitare a materialelor sau echipamentelor ar putea fi un element de cost în producția generală. Cu toate acestea, un element de cost poate însemna lucruri diferite pentru diferiți oameni. În domeniul contabil, un element de cost are utilizări specifice în cadrul diferitelor modele de contabilitate.
Contabilii folosesc uneori expresia „element de cost” pentru a se referi la o „funcție” specifică în cadrul unui proces. În acest caz, analizarea elementelor de cost ajută la controlul și raportarea costurilor. Aceasta este o utilizare generală a termenului.
În alte situații, un element de cost poate face parte din ceea ce se numește costuri bazate pe activitate. Costul bazat pe activitate presupune că producția necesită activități și că activitățile generează costuri. În cadrul acestui model, contabilii se referă la elementele de cost ca parte a modului în care activitățile creează costuri într-un sistem de afaceri.
Costul bazat pe activitate înlocuiește un sistem mai simplu de costuri bazate pe forță de muncă sau simple „termeni de producție”. Un sistem tradițional ar putea lua un anumit set de costuri pentru materiale, forță de muncă etc. și ar putea privi acel set de costuri în contrast cu un volum de producție. În ceea ce privește costul bazat pe activitate, este puțin diferit. Contabilii identifică activitățile și se uită la modul în care anumite părți ale unui proces au propriul preț.
Tipurile de activități pe care contabilii le analizează la o stabilire a costurilor bazate pe activități sunt la fel de diverse ca și totalul inițiativelor dintr-un plan de afaceri general. În multe companii, producția nu este un proces simplu. Există servicii pentru clienți, depozitare, achiziție de materiale, publicitate și multe altele. Toate aceste lucruri necesită în general propriile departamente sau structuri de management. Aceasta este o parte din motivul pentru care costurile bazate pe activități sunt atât de populare.
O parte a costurilor bazate pe activitate poate include și analizarea diferitelor costuri ale facilităților de afaceri. Dacă o afacere are mai multe locații, etichetarea costurilor din fiecare locație poate arăta contabililor și liderilor de afaceri mai multe despre ce parte a afacerii este cea mai scumpă. În toate acestea, elementele de cost se regăsesc în tipul de „muncă de detectiv” pe care o fac contabilii pentru a analiza activitățile care costă o afacere.
Contabilitatea inovatoare cu elemente de cost face parte dintr-o nouă strategie pentru afaceri. Multe dintre aceste sarcini pot fi realizate cu ajutorul unui software sofisticat. O „arhitectură software” generală îi ajută pe liderii de afaceri umani să gestioneze toate procesele complexe de gestionare a datelor care au loc în aproape orice tip de afacere. Pe măsură ce software-ul și alte instrumente fac analiza mai accesibilă, contabilitatea poate deveni din ce în ce mai complexă și mai sofisticată. În consecință, lumea afacerilor învață să folosească un set mai larg de valori pentru a analiza costurile și veniturile.