Un fișier de încărcare este un document care însoțește fișierele și datele electronice care sunt colectate în timpul descoperirii electronice într-un caz legal. Fișierul de încărcare creează o înregistrare permanentă a metadatelor care însoțesc materialul și acționează ca index și referință la documente, care pot fi destul de numeroase în litigiile majore. Software-ul E-discovery are mecanisme pentru a crea fișiere de încărcare, iar experții în această procedură se pot asigura că este efectuată corect și adecvat.
În cursul descoperirii electronice, justițiabilii identifică și păstrează orice documente care ar putea fi relevante pentru cazul lor. Pentru a proteja integritatea documentelor, investigatorul le poate converti într-un format de imagine, astfel încât să nu poată fi modificate. Această conversie le poate elimina de date, iar fișierul de încărcare păstrează metadatele, cum ar fi numele creatorului, data și așa mai departe, pentru referințe viitoare. De asemenea, indexează toate imaginile pentru a le face ușor de găsit și de referit în timpul procesului de investigare și urmărire a cazului în instanță.
Utilizatorul poate configura șablonul de fișier de încărcare cu o serie de parametri și îi poate cere să extragă toate datele relevante. Acesta va extrage text, precum și metadate din toate documentele și le va prezenta într-un format de foaie de calcul. Foaia de calcul face legătura cu fișierele cu imagini pentru a crea referințe originale, iar justițiatorul poate lucra cu materialul din fișierul de încărcare în timp ce lucrează la caz. Când este timpul să prezinte materialul, justițiatorul poate face referire la dosarul de încărcare pentru a extrage rapid ceea ce are nevoie pentru instanță.
Există multe formate de fișiere de încărcare, deoarece numeroase programe software oferă servicii de descoperire electronică. Utilizatorii pot decide cel mai bun program pentru nevoile lor sau pot contracta procesul unei terțe părți dacă doresc să se concentreze asupra altor aspecte ale cazului. În descoperirea electronică, backup-urile și alte măsuri de siguranță sunt cruciale pentru a proteja integritatea datelor. Dacă cealaltă parte contestă în instanță, avocații trebuie să poată demonstra că este original, valid și utilizabil.
Software-ul de descoperire electronică poate dura ceva timp pentru a învăța. Avocații și anchetatorii ar putea să urmeze cursuri pentru a învăța cum să opereze software-ul și să afle câteva sfaturi și trucuri pentru a-l utiliza cel mai eficient. Greșelile cu acest proces pot fi costisitoare pentru un proces și este important ca software-ul să fie utilizat corect și adecvat pentru a evita problemele care ar putea reveni să-l bântuie pe avocat în instanță.