Un formular de garanție este utilizat în două cazuri diferite. Într-un caz, este forma pe care producătorii o furnizează consumatorilor care aleg să profite de garanția produsului. Poate fi folosit și pentru a finaliza un acord financiar. În primul caz, consumatorul trebuie să completeze și să returneze acest formular pentru a-și înlocui sau repara produsul. De obicei, formularul solicită numele consumatorului, adresa, numele produsului achiziționat și o descriere a reclamației. Formularul de garanție oferă de obicei instrucțiuni cu privire la ce altceva trebuie să includă consumatorul împreună cu formularul – de obicei, o chitanță originală și un cod UPC din ambalajul produsului.
Când formularul face parte dintr-o promovare publicitară, agentul de publicitate oferă adesea „bani înapoi dacă nu este încântat”. Deși aproape toți producătorii vor rambursa banii unui client din cauza nemulțumirii față de produs, promovarea este o provocare care încurajează consumatorii să încerce produsul pentru că nu au nimic de pierdut. Agentul de publicitate presupune că majoritatea consumatorilor vor fi suficient de mulțumiți de produs încât nu vor solicita rambursarea, dar dacă doresc să li se ramburseze banii, sunt direcționați către un formular de garanție ca mijloc de obținere a rambursării. Avand un formular standardizat, producatorii pot fi siguri ca au de la consumator toate informatiile de care au nevoie, intr-un format familiar care le permite angajatilor lor sa acceseze cu usurinta datele consumatorului si sa proceseze numeroase formulare intr-un timp scurt.
A doua instanță pentru care s-ar putea folosi un formular de garanție este depunerea în scris a unui acord financiar. Un împrumutat poate semna un formular de garanție prin care este de acord să ramburseze un creditor, subliniind condițiile în care împrumutul va fi rambursat. Sau, unui cumpărător al unui serviciu în curs de desfășurare i se poate cere să semneze un formular de garanție care să ateste că are fondurile pentru serviciu sau exact ce sursă va finanța serviciul.
Acest tip de formular de garanție solicită cumpărătorului să enumere anumite detalii, cum ar fi conturile bancare și numele și informațiile de contact pentru orice alte părți implicate în finanțare. Acesta servește pentru dublu scop de a forța cumpărătorul să se gândească serios dacă are sau nu acces la finanțarea necesară și de a oferi un grad de asigurare furnizorului serviciului că cumpărătorul nu va fi obligat să oprească brusc serviciul din cauza lipsă de fonduri.