Cunoscute și sub denumirea de centre de cost, grupurile de costuri sunt grupuri de costuri asociate care se referă toate într-un anumit fel la un anumit produs sau serviciu. Multe întreprinderi, precum și instituții de învățământ superior folosesc grupul de costuri pentru a urmări cheltuielile legate de un anumit proiect sau departament. Ideea din spatele pool-ului este de a asocia costurile directe și indirecte cu un anumit factor de cost, făcând mult mai ușor să se determine suma totală a cheltuielilor implicate cu funcționarea departamentului sau cu finalizarea unui anumit proiect.
În timp ce structura exactă a unui grup de costuri variază, majoritatea organizațiilor preferă să creeze secvențe numerice care pot fi apoi alocate unui anumit proiect. Adesea, grupul de costuri individuale va avea până la zece cifre în succesiune, cu anumite grupuri din acele cifre folosite pentru a se raporta la proiect. De exemplu, primele patru cifre ale grupului de costuri pot identifica un anumit departament care lucrează la proiect, în timp ce următoarele două identifică proiectul în sine. Ultimele patru cifre ar fi legate de un anumit subgrup de cheltuieli asociate proiectului, cum ar fi costurile de comunicare.
Crearea unui pool de costuri face posibilă asocierea rapidă a unei cheltuieli cu departamentul și proiectul potrivit. Din acest motiv, nu este neobișnuit ca un client de afaceri să ofere unui furnizor un anumit centru de cost sau un număr de grup de referință pe factură pentru bunurile sau serviciile furnizate. Secvența de caractere care alcătuiește pool-ul oferă departamentului de contabilitate informațiile necesare pentru a încărca costurile înapoi la elementul rând potrivit din evidențele contabile.
Un grup de costuri poate fi utilizat pentru a urmări orice set de cheltuieli dorit. De exemplu, un director național de vânzări ar putea atribui centre de cost sau pool-uri fiecărei regiuni de vânzări aflate sub jurisdicția sa, făcând posibilă defalcarea cheltuielilor de diviziune în funcție de zona geografică. Grupurile de costuri pot fi, de asemenea, utilizate pentru a identifica grupuri specifice de cheltuieli legate de un singur proiect, făcând posibilă identificarea cu ușurință cât de mult a fost cheltuit pentru materiale de birou, ce a fost cheltuit pentru nevoile de telecomunicații, cum ar fi teleconferințe, și cât a fost din bugetul proiectului. cheltuite pentru realizarea de sondaje pentru consumatori.
Atunci când este folosit la cel mai bun avantaj, un pool de costuri simplifică foarte mult sarcina contabilă. Secvența de caractere facilitează asocierea diverselor cheltuieli cu un anumit proiect, fără a fi nevoie să petreceți mult timp cercetând modul de aplicare a taxei. Atâta timp cât departamentul de contabilitate știe ce centru a fost repartizat în ce departament sau proiect, este posibil să se aplice taxele rapid și eficient.