Un jurnal de plăți în numerar este o înregistrare contabilă a numerarului plătit. Poate fi cunoscut și ca un registru de cecuri, deoarece include de obicei un spațiu pentru înregistrarea numerelor de cec, deoarece puține plăți comerciale pot fi efectuate în numerar. Acest document cuprinde o parte din înregistrările contabile generale ale unei întreprinderi. Astfel de înregistrări permit contabililor să urmărească cheltuielile, să înregistreze evenimente importante și să echilibreze registrele pentru a păstra informații exacte despre fondurile disponibile și alte probleme de interes.
Într-un jurnal electronic de plăți de numerar, aceste înregistrări sunt păstrate în software-ul de contabilitate. Un astfel de software poate comunica cu o bancă pentru a descărca informații despre extras și cont. Aceste programe pot extrage din diferitele înregistrări după cum este necesar, astfel încât un contabil să poată pregăti rapoarte, să se pregătească pentru impozite și să se angajeze în alte activități legate de păstrarea înregistrărilor. De asemenea, poate fi căutat pe deplin și are filtre pentru a sorta intrările după tipul de cheltuieli, sumă și alte categorii.
Pe lângă versiunile electronice, se pot păstra și jurnalele de plăți în numerar pe hârtie. Magazinele de furnituri de birou vând de obicei cărți de contabilitate în acest scop. Proprietarii de afaceri pot folosi, de asemenea, un caiet generic sau pot crea un formular personalizat pe care să-l folosească într-un liant pentru a urmări cheltuielile în numerar. Copiile pe hârtie pot fi folosite de întreprinderile mai mici cu volume de tranzacții relativ scăzute. Este posibil ca aceste companii să nu-și permită software de contabilitate sau ar putea determina că costul achiziționării și învățării unui program nu depășește beneficiile pe care acesta le poate oferi.
În jurnalul de plăți în numerar, fiecare linie oferă spațiu pentru a nota data, beneficiarul și suma unei plăți. De asemenea, este inclus spațiu pentru a discuta natura unei plăți. În unele cazuri, acest lucru se poate face prin plasarea sumei într-o coloană precum chirie, utilități sau rechizite de birou. Fiecare coloană poate fi totalizată la sfârșitul unei anumite perioade pentru a urmări cheltuielile totale și pentru a dezvolta o înregistrare detaliată. Acest lucru poate fi util pentru organizarea în timpul sezonului fiscal, când coloanele separate ajută companiile să totalizeze rapid achizițiile prin natura lor să le deducă în mod corespunzător.
Deși este de obicei conceput pentru utilizări în afaceri, un jurnal de plăți de numerar poate fi, de asemenea, util ca instrument de finanțare personală. Unii oameni consideră că este util să păstreze înregistrări detaliate ale finanțelor personale pentru buget și alte motive. Înregistrările organizate pot fi deosebit de valoroase pentru persoanele care doresc să găsească zone din bugetul lor pe care le-ar putea tăia pentru a reduce cheltuielile totale. De exemplu, cheltuielile foarte mari pentru mâncarea la restaurante sau pentru cumpărarea de haine noi pot deveni evidente atunci când aceste achiziții sunt urmărite separat într-un jurnal de plăți în numerar și în comparație cu altele.