Un motor de flux de lucru este o versiune computerizată a unei diagrame de proces. Așa cum s-ar întocmi o diagramă pentru a ilustra pașii care trebuie parcurși pentru a finaliza o sarcină sau o activitate de lucru, un motor de flux de lucru este modalitatea unui computer de a urma pașii unui proces de lucru. Companiile tind să folosească motoarele de flux de lucru pentru a automatiza procesele de lucru.
De exemplu, dacă o afacere vinde un anumit produs, o persoană din companie ar planifica pașii procesului de vânzare, iar procesul ar putea începe atunci când clientul primește o scrisoare directă de la companie. Următorul proces ar fi ca destinatarul să sune pentru a obține mai multe informații. Apoi, un reprezentant de vânzări va suna clientul înapoi sau vorbește cu acesta în momentul apelului. Următorul pas este ca clientul să plaseze o comandă sau să meargă pe site-ul web al companiei pentru a plasa o comandă, iar ultima parte a procesului ar putea fi atunci când compania trimite un cupon clientului pentru o reducere la următoarea sa achiziție. Aceste informații ar fi introduse în motorul fluxului de lucru pentru a automatiza atribuirea sarcinilor diferiților angajați ai companiei sau pentru a alerta un angajat cu privire la următorii pași care trebuie parcurși.
Acești angajați nu folosesc motorul de flux de lucru, ci mai degrabă folosesc un software compatibil cu motorul de flux de lucru. Un programator de computer și un designer de proces ar fi implicat în crearea motorului de flux de lucru. Pe măsură ce un programator de computer lucrează pentru a dezvolta un motor de flux de lucru, se pune accent pe modul în care au loc pașii procesului. Proiectantul de proces implicat în crearea motorului de flux de lucru este preocupat de următorul pas sau de ceea ce se întâmplă ca urmare a pasului anterior.
De obicei, designerul de proces este cineva care lucrează în afacere, cum ar fi șeful de dezvoltare sau un analist de afaceri. Scopul principal al unui motor de flux de lucru este de a automatiza procesele și de a accelera procesul. De exemplu, într-o situație în care este vorba despre un proces de vânzare, scopul final în utilizarea unui motor de flux de lucru este de a accelera procesul de la momentul în care un prospect devine conștient de un produs sau serviciu până la momentul în care se face o achiziție.