Un plan de rambursare este o strategie structurată de rambursare a persoanelor fizice care au suportat cheltuieli în numele unei alte entități. Cel mai comun exemplu de acest tip de plan are de-a face cu acoperirea cheltuielilor suportate de angajați în timp ce își îndeplinesc responsabilitățile de serviciu. Planurile de acest tip fac posibilă asigurarea rambursării salariului în timp util, ajutând totodată angajatorul să țină evidențe exacte cu privire la întregul cost asociat cu îndeplinirea unei anumite sarcini.
Planurile de rambursare pot fi structurate ca responsabil și neresponsabil. Un plan responsabil solicită angajatului să prezinte chitanțe pentru cheltuielile care se califică pentru rambursare. Un plan de rambursare fără răspundere acoperă cheltuielile pentru care nu este necesară nicio chitanță, deși angajatul trebuie să declare cheltuiala în scris înainte de a fi rambursat. De exemplu, un angajat care ia clienții la cină va trebui să prezinte chitanța pentru masă pentru a fi compensat pentru cheltuieli. În același timp, dacă angajatul își folosește vehiculul privat în timpul îndeplinirii sarcinilor în numele angajatorului, el sau ea depune suma totală a kilometrajului utilizat, de obicei pe un bon de cheltuieli sau un formular de reclamație. Angajatorul stabilește cuantumul rambursării emise, pe baza reglementărilor și practicilor în vigoare care se aplică.
În ceea ce privește deducerile fiscale, un angajat care participă la un plan de rambursare nu are în mod normal permisiunea de a solicita cheltuielile compensate ca deduceri în declarațiile de impozit pe venitul personal. Angajatorul poate pretinde cheltuielile care au fost rambursate sub formă de deduceri, sub rezerva prevederilor cuprinse în legile fiscale în vigoare în prezent în jurisdicția în care se află societatea. În unele țări, angajatul poate fi nevoit să declare anumite forme de rambursare drept venit, mai ales în situații precum kilometrajul în care nu există nicio cheltuială din buzunar documentată în mod special.
O gamă largă de cheltuieli poate fi acoperită într-un plan de rambursare. Angajaților care călătoresc ca parte a muncii lor li se permite adesea să trimită cheltuieli, cum ar fi biletele de avion, cazarea, închirierea de mașini și mesele pentru rambursare. Un angajat poate fi, de asemenea, compensat pentru cheltuielile suportate în timp ce lucrează la un proiect special pentru companie, cum ar fi reprezentat al afacerii la un eveniment local. Adesea, reglementările guvernamentale definesc domeniul de aplicare a ceea ce este considerat o cheltuială rambursabilă și ce proceduri trebuie urmate pentru ca angajatorul să solicite cheltuiala rambursată la depunerea declarațiilor fiscale. Aceste reglementări modelează în mod obișnuit politicile și procedurile interne utilizate de o afacere pentru a structura și a realiza planul de rambursare.